Категории: Инструкции по работе в 1С, Финансовый учет

Исправление ошибок в ведении партионного учета в 1С

Для любой компании очень важным показателем является прибыльность. При ведении учета в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» вы можете отслеживать валовую прибыль от продажи товаров. Но в некоторых ситуациях, информация о валовой прибыли может быть неверной из-за неправильного расчета себестоимости товаров.

В данной статье мы рассмотрим основные ошибки, которые вызывают неверный расчет себестоимости и способы их устранения.

Списание товаров «в минус»

Наиболее частая ситуация, которая влечет неправильный расчет себестоимости – это списание товаров в минус. Т.е. по программе товар у вас на складе отсутствует, но вы его все равно продаете. 

Если пользователи вводят документы в базу оперативно (т.е. сегодняшней датой и текущим временем), то продать товар в «минус» не получится – программа сообщит об ошибке. Но если пользователи вводят документы в базу неоперативно (т.е. задним числом), то программа позволяет списать товары в минус. При этом выдаются сообщения об ошибках, но документ все равно проводится и товар списывается.

Примечание: списание в минус и соответствующие ошибки могут возникнуть и при проведении документа текущим временем, если у пользователя есть права на превышение остатков по складу и по организации. Данные права даются в настройке дополнительных прав пользователей. Пример документа «Реализация товаров и услуг»:

Сообщения об ошибках:

С помощью данных ошибок программа информирует нас о том, что товар списывался со склада в минус, и программа не смогла провести расчет себестоимости. В отчете по валовой прибыли мы увидим по данной продаже нулевую себестоимость и, соответственно, 100% валовую прибыль.

Меню: Отчеты – Продажи – Анализ продаж – Валовая прибыль

Причины возникновения отрицательных остатков могут быть разными, но в основном встречаются следующие:

  1. Документ поступления товаров еще не введен в базу.
  2. Документ поступления товаров введен в базу, но более поздним временем, чем продажа товаров.
  3. На складе возникли излишки товаров или пересортица.

В случае возникновения излишков товаров или пересортицы нужно произвести инвентаризацию товаров на складе и оприходовать излишки. Оприходование излишков должно быть проведено до того, как товар будет продан.

Если же ошибка возникла из-за неправильных дат документов, то достаточно поправить даты и перепровести документ реализации товаров.
Оценить остатки товара и разобраться с причиной возникновения ошибки можно в отчете «Ведомость по товарам на складах».

Меню: Отчеты – запасы (склад) – Ведомость по товарам на складах

В настройке отчета сделаем группировки по складу, номенклатуре и документу движения. Также установим флаг «Отрицательное красным» (чтобы видеть отрицательные остатки) и поставим отбор по нужному товару:

Пример сформированного отчета:

В данном случае мы видим, что реализация товаров была оформлена на 3 часа раньше, чем поступление товаров на склад. Для правильного списания достаточно поменять время реализации на более позднее и провести документ.

Как быть уверенными, что все документы провелись верно и себестоимость в них посчитана правильно?

Если даты документов находятся в разных днях (например, поступление 1 апреля, а продажа сделана еще 31 марта), то нужно более подробно разобраться в данной ситуации. Возможно, один из документов введен в программу неправильной датой (например, поступление товаров и документы по нему были от 30 марта, а в программе поставили неправильную дату). Или поставщик прислал первичные документы, оформленные неправильной датой (например, товар поступил 30 марта, а поставщик прислал документы, датированные 1 апреля) – в таком случае понадобятся новые документы от поставщика.

В любом случае, в конечном итоге никаких отрицательных остатков в отчете быть не должно, а поступления товара должно быть оформлено раньше по времени, чем его продажа.

Пример отчета после исправления:

Исправление ошибок в партионном учете. Проведение по партиям

Пример 1

21 числа поступили холодильники – 10 шт. по 11000 рублей.

25 числа менеджер продал 3 холодильника по цене 14000 руб. При этом списалась себестоимость – 33000 руб., и рассчиталась валовая прибыль – 9000 руб.

После этого менеджер по закупкам оформил в программе еще одно поступление холодильников – 15 числа по 10500 руб.

В итоге, если бы менеджер по закупкам ввел всю информацию в программу вовремя, то при продаже холодильников была бы другая себестоимость (10500*3=31500 руб.) и другая валовая прибыль (10500 руб.).

Но документ реализации уже проведен, никто его перепроводить скорее всего не будет. Значит, себестоимость может так и остаться неверной.

Пример 2

21 числа поступили холодильники – 10 шт. по 11000 рублей.

25 числа менеджер продал 3 холодильника по цене 14000 руб. При этом списалась себестоимость – 33000 руб., и рассчиталась валовая прибыль – 9000 руб.

После этого менеджер по закупкам зашел в документ поступления и изменил в нем цены холодильников на 12000 руб. (изначально цена была введена неверно).

В итоге, если бы менеджер по закупкам ввел всю информацию в программу вовремя, то при продаже холодильников была бы другая себестоимость (12000*3=36000 руб.) и другая валовая прибыль (6000 руб.).

Таких ситуаций может возникать очень много. По сути, каждое создание, изменение, удаление документа задним числом может сделать себестоимость в оформленных позднее документах продажи ошибочной.

Чтобы быть уверенными, что все документы провелись верно и себестоимость в них посчитана правильно, нужно запустить последовательное перепроведение всех документов. Для этого можно воспользоваться двумя механизмами:

1. Общий механизм перепроведения документов платформы

Меню: Операции – Проведение документов

Этот механизм позволит вам перепровести все документы нужного вида за месяц, но он имеет небольшой недостаток – документы будут проводиться независимо от того, нужно это или нет. Ведь вполне возможно, никаких операций неоперативно сотрудники не делали. А проведение всех документов может занять длительное время.

2.Механизм проведения по партиям программы «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».

Смысл механизма состоит в том, что программа запоминает так называемую «границу актуальности» – дату, до которой все документы были проведены оперативно и никаких ошибок нет. Если какой-то документ проводится задним числом, то программа сдвигает эту дату на дату этого документа. Таким образом, программа всегда знает, начиная с какой даты в документах могут быть ошибки. В конце месяца запускается специальная обработка «Проведение по партиям», которая последовательно проводит все документы реализации, сделанные позднее «даты актуальности», и рассчитывает в них себестоимость заново.

Рассмотрим работу второго механизма на первом примере.

Поступление товаров:

Реализация товаров:

Отчет по валовой прибыли:

Второй документ поступления, оформленный задним числом:

После создания второго документа поступления, отчет по валовой прибыли остался неизменным:

Откроем обработку «Проведение по партиям». Меню: Документы – Дополнительно – Проведение по партиям В обработке мы видим, что последовательность документов актуальна на 22 марта – дату второго поступления, введенного неоперативно.

Нажмем кнопку «Выполнить» и программа перепроведет все реализации товаров, сделанные после 15 числа. Отчет по валовой прибыли после выполнения обработки:

Теперь в расчете себестоимости все верно.

Сохранить

Это полезная статья? — сохраните найденный материал у себя Вконтакте:

Примечание: в момент выполнения обработки вы можете увидеть сообщения об отсутствии товаров на складе, т.к. задним числом могут не только создать поступление, но и удалить его или перенести на более позднюю дату. Каждую такую ситуации надо рассматривать отдельно (как было описано выше).

Чтобы в программе все было верно в расчете себестоимости и прибыли, желательно вводить все документы в базу оперативно (т.е. сегодняшним днем и текущим временем). Но часто бывают ситуации, когда необходимо ввести документ задним числом, или поправить уже созданный документ. Такие ситуации могут привести к неправильно посчитанной себестоимости и прибыли в базе.

Если периодически выполнять проведение по партиям, а также реагировать на все сообщения об отсутствии товаров, себестоимость в вашей базе всегда будет рассчитана правильно. А значит, вы всегда будете видеть правильную информацию о валовой прибыли от продаж.

 

О СТАТЬЕ
Название
Исправление ошибок в ведении партионного учета в 1С
Описание

Наиболее частая ситуация, которая влечет неправильный расчет себестоимости – это списание…

Автор
Компания
Первая система

Наши преимущества

Специализация

100% наших клиентов из сферы торговли.

Готовые решения

Наши разработки проверены на практике.

Региональная цена

900 р/час — дешево даже для регионов.

Магазин

Все статьи рубрики "Инструкции по работе в 1С"

Новое в 1С: Управление торговлей, версия 11.1.1

Категории: Инструкции по работе в 1С

Изменения в финансовом учете Добавлен новый вариант расчета себестоимости по ФИФО – ФИФО (скользящая оценка). В данном варианте, себестоимость партий не усредняется, а рассчитывается независимо для каждой из списываемых партий. Старый вариант расчета назван ФИФО (взвешенная оценка). В форме видов запасов, доступной ранее для документов выбытия товаров (реализация, перемещение, сборка) по кнопке Открыть виды запасов, появилась возможность указания видов запасов и номеров ГТД вручную. При предварительном расчете себестоимости товаров более не будет требоваться обязательное наличие документов Передача товаров между организациями. При предварительном расчете будут формироваться «виртуальные» движения для расчета системы линейных уравнений без записи движений в базу (аналогично тому, как это делается для распределения доп. расходов по товарам) Добавлено новое рабочее место Закрытие месяца, позволяющее в правильном порядке отразить все регламентные операции по закрытию месяца. Появилась новая регламентная операция Формирование движений по партиям товаров и НДС, […]

Как увеличить цену на процент для группы товара

Категории: Инструкции по работе в 1С

Плавающий курс рубля, рост долара и евро по отношению к нашей валюте привели к повышению цен на целые группы товаров. За неделю нас несколько раз спрашивали, как в 1С:Управление торговлей поднять цену на всю группу товаров разом, как увеличить цены на товар на определенный процент. Поэтому решили сделать инструкцию: как в 1С увеличить цену на отдельную группу товаров. Заходим Документы Ценообразование Установка цен номенклатуры Откроется список документов «Установка цен номенклатуры». Нажимаем «Добавить» («+») Откроется новый документ «Установка цен номенклатуры». Выбрать тип цен (1) Розничная (2) — выбираем тот тип цен, который хотим изменить ОК (3) Теперь выбираем товар, на который будем изменять цену Заполнить Заполнить по ценам номенклатуры Установить отбор по нужным группам товаров Переходим непосредственно к изменению цены на выбранную группу товара Изменить Розничная Программа предложит записать документ — соглашаемся и жмем «Да». Открывается […]

Как в 1с посмотреть кто изменял документ?

Категории: Безопасность, Инструкции по работе в 1С

Довольно часто возникают ситуации, когда данные в программе расходятся с реальностью. Как определить, это некомпетентность работника, ошибка другого, который внес изменения после, или даже чей-то злой умысел?

Учет товаров в 1С Управление торговлей в штуках и упаковках

Категории: Инструкции по работе в 1С

Если в компании есть товары, представленные в нескольких разных единицах измерения, то важно иметь механизмы, позволяющие просмотреть остатки в разных единицах измерения и перефасовать товар.