Категории: Инструкции по работе в 1С, Финансовый учет

Исправление ошибок в ведении партионного учета в 1С

Для любой компании очень важным показателем является прибыльность. При ведении учета в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» вы можете отслеживать валовую прибыль от продажи товаров. Но в некоторых ситуациях, информация о валовой прибыли может быть неверной из-за неправильного расчета себестоимости товаров.

В данной статье мы рассмотрим основные ошибки, которые вызывают неверный расчет себестоимости и способы их устранения. (См. также Учет товаров в 1С Управление торговлей в штуках и упаковках).

Списание товаров «в минус»

Наиболее частая ситуация, которая влечет неправильный расчет себестоимости – это списание товаров в минус. Т.е. по программе товар у вас на складе отсутствует, но вы его все равно продаете.

Если пользователи вводят документы в базу оперативно (т.е. сегодняшней датой и текущим временем), то продать товар в «минус» не получится – программа сообщит об ошибке. Но если пользователи вводят документы в базу неоперативно (т.е. задним числом), то программа позволяет списать товары в минус. При этом выдаются сообщения об ошибках, но документ все равно проводится и товар списывается.

Примечание: списание в минус и соответствующие ошибки могут возникнуть и при проведении документа текущим временем, если у пользователя есть права на превышение остатков по складу и по организации. Данные права даются в настройке дополнительных прав пользователей. Пример документа «Реализация товаров и услуг».

Списание товаров «в минус» в 1С

Сообщения об ошибках:

Сообщения об ошибках 1C

С помощью данных ошибок программа информирует нас о том, что товар списывался со склада в минус, и программа не смогла провести расчет себестоимости. В отчете по валовой прибыли мы увидим по данной продаже нулевую себестоимость и, соответственно, 100% валовую прибыль.

Меню: Отчеты – Продажи – Анализ продаж – Валовая прибыль

отчет Валовая прибыль в 1С

Причины возникновения отрицательных остатков могут быть разными, но в основном встречаются следующие:

  1. Документ поступления товаров еще не введен в базу.
  2. Документ поступления товаров введен в базу, но более поздним временем, чем продажа товаров.
  3. На складе возникли излишки товаров или пересортица.

В случае возникновения излишков товаров или пересортицы нужно произвести инвентаризацию товаров на складе и оприходовать излишки. Оприходование излишков должно быть проведено до того, как товар будет продан.

Если же ошибка возникла из-за неправильных дат документов, то достаточно поправить даты и перепровести документ реализации товаров.
Оценить остатки товара и разобраться с причиной возникновения ошибки можно в отчете «Ведомость по товарам на складах».

Меню: Отчеты – запасы (склад) – Ведомость по товарам на складах

В настройке отчета сделаем группировки по складу, номенклатуре и документу движения. Также установим флаг «Отрицательное красным» (чтобы видеть отрицательные остатки) и поставим отбор по нужному товару:

настройки отчета в 1С

Пример сформированного отчета:

отчет Ведомость по товарам на складах в 1С

В данном случае мы видим, что реализация товаров была оформлена на 3 часа раньше, чем поступление товаров на склад. Для правильного списания достаточно поменять время реализации на более позднее и провести документ.

Как быть уверенными, что все документы провелись верно и себестоимость в них посчитана правильно?

Если даты документов находятся в разных днях (например, поступление 1 апреля, а продажа сделана еще 31 марта), то нужно более подробно разобраться в данной ситуации. Возможно, один из документов введен в программу неправильной датой (например, поступление товаров и документы по нему были от 30 марта, а в программе поставили неправильную дату). Или поставщик прислал первичные документы, оформленные неправильной датой (например, товар поступил 30 марта, а поставщик прислал документы, датированные 1 апреля) – в таком случае понадобятся новые документы от поставщика.

В любом случае, в конечном итоге никаких отрицательных остатков в отчете быть не должно, а поступления товара должно быть оформлено раньше по времени, чем его продажа.

Пример отчета после исправления:

Пример отчета Ведомость по товарам на складах

Исправление ошибок в партионном учете. Проведение по партиям

Пример 1

21 числа поступили холодильники – 10 шт. по 11000 рублей.

25 числа менеджер продал 3 холодильника по цене 14000 руб. При этом списалась себестоимость – 33000 руб., и рассчиталась валовая прибыль – 9000 руб.

После этого менеджер по закупкам оформил в программе еще одно поступление холодильников – 15 числа по 10500 руб.

В итоге, если бы менеджер по закупкам ввел всю информацию в программу вовремя, то при продаже холодильников была бы другая себестоимость (10500*3=31500 руб.) и другая валовая прибыль (10500 руб.).

Но документ реализации уже проведен, никто его перепроводить скорее всего не будет. Значит, себестоимость может так и остаться неверной.

Пример 2

21 числа поступили холодильники – 10 шт. по 11000 рублей.

25 числа менеджер продал 3 холодильника по цене 14000 руб. При этом списалась себестоимость – 33000 руб., и рассчиталась валовая прибыль – 9000 руб.

После этого менеджер по закупкам зашел в документ поступления и изменил в нем цены холодильников на 12000 руб. (изначально цена была введена неверно).

В итоге, если бы менеджер по закупкам ввел всю информацию в программу вовремя, то при продаже холодильников была бы другая себестоимость (12000*3=36000 руб.) и другая валовая прибыль (6000 руб.).

Таких ситуаций может возникать очень много. По сути, каждое создание, изменение, удаление документа задним числом может сделать себестоимость в оформленных позднее документах продажи ошибочной.

Чтобы быть уверенными, что все документы провелись верно и себестоимость в них посчитана правильно, нужно запустить последовательное перепроведение всех документов. Для этого можно воспользоваться двумя механизмами:

Общий механизм перепроведения документов платформы

Меню: Операции – Проведение документов

Проведение документов

Этот механизм позволит вам перепровести все документы нужного вида за месяц, но он имеет небольшой недостаток – документы будут проводиться независимо от того, нужно это или нет. Ведь вполне возможно, никаких операций неоперативно сотрудники не делали. А проведение всех документов может занять длительное время.

Механизм проведения по партиям программы «1С:Управление торговлей, ред. 10.3»

Смысл механизма состоит в том, что программа запоминает так называемую «границу актуальности» – дату, до которой все документы были проведены оперативно и никаких ошибок нет. Если какой-то документ проводится задним числом, то программа сдвигает эту дату на дату этого документа. Таким образом, программа всегда знает, начиная с какой даты в документах могут быть ошибки. В конце месяца запускается специальная обработка «Проведение по партиям», которая последовательно проводит все документы реализации, сделанные позднее «даты актуальности», и рассчитывает в них себестоимость заново.

Рассмотрим работу второго механизма на первом примере.

Поступление товаров:

Поступление товаров

Реализация товаров:

Реализация товаров

Отчет по валовой прибыли:

Отчет по валовой прибыли

Второй документ поступления, оформленный задним числом:

документ поступления, оформленный задним числом

После создания второго документа поступления, отчет по валовой прибыли остался неизменным:

отчет по валовой прибыли остался неизменным

Откроем обработку «Проведение по партиям». Меню: Документы – Дополнительно – Проведение по партиям В обработке мы видим, что последовательность документов актуальна на 22 марта – дату второго поступления, введенного неоперативно.

обработка Проведение по партиям

Нажмем кнопку «Выполнить» и программа перепроведет все реализации товаров, сделанные после 15 числа. Отчет по валовой прибыли после выполнения обработки:

Теперь в расчете себестоимости все верно

Теперь в расчете себестоимости все верно.

Примечание: в момент выполнения обработки вы можете увидеть сообщения об отсутствии товаров на складе, т.к. задним числом могут не только создать поступление, но и удалить его или перенести на более позднюю дату. Каждую такую ситуации надо рассматривать отдельно (как было описано выше).

Оперативное отражение данных в базе

Чтобы в программе все было верно в расчете себестоимости и прибыли, желательно вводить все документы в базу оперативно (т.е. сегодняшним днем и текущим временем). Но часто бывают ситуации, когда необходимо ввести документ задним числом, или поправить уже созданный документ. Такие ситуации могут привести к неправильно посчитанной себестоимости и прибыли в базе.

Если периодически выполнять проведение по партиям, а также реагировать на все сообщения об отсутствии товаров, себестоимость в вашей базе всегда будет рассчитана правильно. А значит, вы всегда будете видеть правильную информацию о валовой прибыли от продаж.

Наши преимущества

Специализация

100% наших клиентов из сферы торговли.

Готовые решения

Наши разработки проверены на практике.

Региональная цена

900 р/час — дешево даже для регионов.

Магазин

ПОДЕЛИТЕСЬ ЭТОЙ СТАТЬЕЙ:
Название
Исправление ошибок в ведении партионного учета в 1С
Описание

Наиболее частая ситуация, которая влечет неправильный расчет себестоимости – это списание…

Автор
Компания
Первая система

Другие статьи рубрики "Инструкции по работе в 1С"

Егаис формат 3 2018

ЕГАИС 2018: Формат 3.0

Категории: ЕГАИС, Инструкции по работе в 1С

Введение ЕГАИС 3.0. перестроит процесс приемки алкоголя — нужно обзавестись 2D сканером и точкой доступа в ЕГАИС в месте приемке товара. По приезду партии алкоголя сразу сканировать все акцизные марки с каждой привезенной бутылки и при выявлении расхождений сразу же отправлять акт отклонения по соответствующей бутылке.

Использование скидок и наценок в 1С Управление торговлей 11 / Розница 2

Категории: CRM, Инструкции по работе в 1С

1С: Управление торговлей 11 предоставляет своим пользователям мощный механизм скидок/наценок, с помощью которого вы можете автоматизировать округление суммы чека, настроить работу дисконтной системы, реализовать выдачу скидки за соблюдение клиентом графика оплат или выдачу подарка за самовывоз заказа.

Проведение акций в 1с торговле 10

Настройка акций в 1С:Управление торговлей 10.3

Категории: CRM, Инструкции по работе в 1С

Когда необходимо простимулировать рост продаж в отдельном магазине или на товары определенной категории, возникает закономерный вопрос: а как это сделать в 1С? Сегодня мы рассмотрим некоторые варианты акций и способы их настройки в 10-й торговле.

Новое в 1С Управление торговлей 11

Новое в 1С: Управление торговлей, версия 11.1.1

Категории: Инструкции по работе в 1С

Изменения в финансовом учете Добавлен новый вариант расчета себестоимости по ФИФО – ФИФО (скользящая оценка). В данном варианте, себестоимость партий не усредняется, а рассчитывается независимо для каждой из списываемых партий. Старый вариант расчета назван ФИФО (взвешенная оценка). В форме видов запасов, доступной ранее для документов выбытия товаров (реализация, перемещение, сборка) по кнопке Открыть виды запасов, появилась возможность указания видов запасов и номеров ГТД вручную. При предварительном расчете себестоимости товаров более не будет требоваться обязательное наличие документов Передача товаров между организациями. При предварительном расчете будут формироваться «виртуальные» движения для расчета системы линейных уравнений без записи движений в базу (аналогично тому, как это делается для распределения доп. расходов по товарам) Добавлено новое рабочее место Закрытие месяца, позволяющее в правильном порядке отразить все регламентные операции по закрытию месяца. Появилась новая регламентная операция Формирование движений по партиям товаров и НДС, […]