Категории: Инструкции по работе в 1С, Финансовый учет

Учет наличных в кассе магазина в 1С: Управление торговлей 10.3

Как один отдельный кирпич в стене не сильно влияет на прочность всего здания, так и ведение кассы магазина само по себе не даёт вам каких-то явных глобальных преимуществ. Если кирпич вытащить — стена не рухнет.

Касса это и есть такой небольшой кирпич. Один из многих. Сам по себе незначительный и совершенно неинтересный. Но вместе с другими создающий целостную, работающую систему.

Построить здание без кирпичей не удаётся.

 

Например, главное условия ведения остатков товаров в 1С заключается в том, чтобы все реальные движения товара были в точности отражены в программе.

Одно таких из движений — продажи за день. Если кассир все сделал правильно, то в документе «Отчет о розничных продажах» должен быть перечень всех товаров, проданных за смену. Но как быть уверенным в том, что всё внесено правильно?

Один из вариантов — требовать с кассира сверять сумму продаж по компьютеру с реально полученной за смену выручкой. Как выполняет это требование кассир? В лучшем случае, смотрит на итоговую сумму документа, который появляется на экране при закрытии смены.

Работа без ведения кассы возможна, но целостным и полным учет не будет.

Сумма этого документа должа быть сверена с суммой наличных в кассе. Но в ней, кроме поступления наличных, отражена также оплата банковскими картами, бонусами или подарочными сертификатами. Остаток в кассе тоже редко совпадает с полученной за день выручкой — там и остатки с предыдущего дня, и поступления разменных денег, и изъятия наличных в центральный офис. Т.е. чтобы выполнить ваше требование, кассиру необходимо приложить усилия. Учитывая, что все происходит в конце смены, когда уже так хочется побыстрей сбежать домой, кассир в итоге вообще ничего не сверяет.

Это приводится к тому, продажи вообще не сверяются и по разным причинам отличаются от реальных. Что вносит свою небольшую долю отклонений в результаты инвентаризации.

Ведение кассы — это как раз тот рычаг, который может заставить кассира нормально проверять документы в программе. Вы требуете с кассира лишь того, чтобы сумма наличных в кассе совпадала с суммой остатка в отчете по кассе.

Пример отчета:

Сокращения и термины

Перед тем, как перейти к описанию работы с программы, ознакомьютесь с терминами, которые там используются:

  • ДС — денежные средства
  • Статья ДДС — статья движений денежных средств.
    • Используется для отчетов: «Движения денежных средств», «Ежедневный отчет кассира»
  • Статья затрат
    • Используется для группировки в отчетах по затратам: «Затраты», «Структура оборотных средств»
    • Отличия статьи затрат от статьи ДДС описаны ниже
  • РКО — расходный кассовый ордер
  • ПКО — приходный кассовый ордер

 

  • Начать ведение остатков в магазине необходимо с требования к продавцам ежедневно распечатывать «Ежедневный отчет кассира», который должен сходится с реальными наличными в их кассе.
  • Это обяжет их внимательно относится к кассе и регистрировать все движения по ней.
  • Для этого им необходимо вводить всего два вида документов:
    • РКО при выдаче денег из кассы
    • ПКО — при получении денег (размен или от покупателя)

Отличие статьи затрат от статьи ДДС

  • Не все движения ДС являются затратами
    • Например «Перемещение ДС», «Внесение размена», «Сдача выручки в офис» отражаются в отчете по движениями, но не являются затратами.
  • Не все статьи затрат являются движениями ДС.
    • Например, если мы учитываем затраты на з/п методом начисления, то факт затрат фиксируются в момент начисления (которое производится в конце месяца), а не выплаты денег (которая производится в начале следующего). Т.е. при проведении начисления — затраты есть, движений ДС — нет.
    • Оплата поставщику за товары не считается затратами, т.к. эта сумма, будет учтена при расчете маржи от продажи.
    • Списание брака или недостачи по ревизии это затраты, но движений денежных средств не происходит.

Отражение конкретных операций

Розничная выручка

  • Это сумма наличных денег, полученная от торговли в розницу.
  • Движения по кассе создаются автоматически при проведении документа «Отчет о розничных продажах». В отчете по движениям отражается по статье ДДС «Розничная выручка»

Выемка ДС (инкассация)

  • В конце дня сумма изымается из кассы и передается в центральный офис или банк.
  • В зависимости от того, что происходит с деньгами дальше, необходимо делать следующее:
  • Если деньги передаются в кассу, по которой тоже ведется учет
    • Сделать документ «Внутреннее перемещение ДС»
    • Отправитель — «Магазин», получатель — «центральная касса»
    • Деньги спишутся с кассы магазина, оприходуются в кассу получатель
  • Если деньги дальше не учитываются (например ведется остатки в кассе магазина, но не ведутся остатки денег предпринимателя)
    • Необходимо сделать РКО с типом «Прочий расход денежных средств»
    • Выбрать статью движения «Сдано в офис» (создать её самостоятельно)
  • Если деньги сдаются в банк
    • Сделать РКО
    • Тип операции — «Взнос наличными в банк»
    • Выбрать расчетный счет, на который будут зачислены деньги
    • Выбрать соответствующую статью ДДС

Внесение в кассу на размен

  • Проводится аналогично инкассации, только вместо РКО делает ПКО.

Оплата поставщику

  • Сделать РКО с типом «Оплата поставщику»
  • В поле «Контрагент» выбрать поставщика
  • В поле «Комментарий» описать, за что отданы деньги

Прием оплаты от покупателя

  • Проводится, только если покупатель получил товар по документу «Реализация товаров и услуг».
  • Сделать ПКО с типом «Оплата от покупателя» (можно вводом на основании реализации)
  • В поле «Контрагент» выбрать поставщика
  • В поле «Комментарий» описать, за что получены деньги

Отражение недостачи по кассе

  • Недостача возникает, если сумма наличных в кассе меньше остатка по отчету. Часто, например, бывают отклонения на незначительные суммы от неправильно выданной сдачи.
  • Необходимо сделать документ РКО (если вышла недостача) или ПКО (если излишек)
    • Если эта сумма возмещается продавцом
      • выбрать тип операции «Оплата поставщику»
      • в качестве контрагента выбрать продавца
      • статья ДДС — недостача по касса
      • сумму недостач за месяц можно увидеть в отчете «Движения ДС»
    • Если задолженность не вешается на продавца, а отражается как прочие затраты
      • выбрать тип операции «Прочие расходы»
      • выбрать статью ДДС — «недостача по кассе»
      • выбрать статью затрат — «недостача по кассе»
      • сумму недостач за месяц можно увидеть в отчете «Затраты»

Прочие мелкие расходы (вода, канцелярия и т.п.)

  • Вид операции — прочий расход ДС
    • Поле «Статья движения ДС» — выбрать вид движения (вода, аренда, з/п)
      • Поле «Статью затрат» — выбрать то же самое, только из затрат (вода, аренда, з/п)

Ведение кассы не дает явных преимуществ — это небольшой кирпич в стене вашего дома. Если кирпич вытащить — стена не рухнет. Но дом без кирпичей не построить. Работа без учета кассы возможна, но целостным и полным учет не будет.

 

Отчеты по кассе

Ежедневный отчет кассира

  • Данный отчет — наша разработка, которую можно подключить к вашей программе. Свяжитесь с нами, чтобы получить её.
  • Отчет служит заменой кассового журнала, который вы возможно еще ведете вручную.

Ведомость по денежным средствам

  • Пункт меню: «Отчеты / Денежные средства / Ведомость по денежным средствам»
  • По каждой кассе показывает приход, расход, начальный и конечный остаток ден. средств.
  • Как и любой другой стандартный отчет 1С, может быть выведен в различном виде, в зависимости от настроек (могут быть изменены группировка строк и колонок, отбор, показатели)

 

Движения денежных средств

  • Пункт меню: «Отчеты / Денежные средства / Движения денежных средств»
  • Показывает движения денег по статьям за выбранный период.
  • Отчет также можно привести в любую необходимую вам форму с помощью настроек

О СТАТЬЕ
Название
Учет наличных в кассе магазина в 1С: Управление торговлей 10.3
Описание

Работа без ведения кассы возможна, но целостным и полным учет не будет.

Автор
Компания
Первая система

Магазин

Все статьи рубрики "Инструкции по работе в 1С"

Новое в 1С: Управление торговлей, версия 11.1.1

Категории: Инструкции по работе в 1С

Изменения в финансовом учете Добавлен новый вариант расчета себестоимости по ФИФО – ФИФО (скользящая оценка). В данном варианте, себестоимость партий не усредняется, а рассчитывается независимо для каждой из списываемых партий. Старый вариант расчета назван ФИФО (взвешенная оценка). В форме видов запасов, доступной ранее для документов выбытия товаров (реализация, перемещение, сборка) по кнопке Открыть виды запасов, появилась возможность указания видов запасов и номеров ГТД вручную. При предварительном расчете себестоимости товаров более не будет требоваться обязательное наличие документов Передача товаров между организациями. При предварительном расчете будут формироваться «виртуальные» движения для расчета системы линейных уравнений без записи движений в базу (аналогично тому, как это делается для распределения доп. расходов по товарам) Добавлено новое рабочее место Закрытие месяца, позволяющее в правильном порядке отразить все регламентные операции по закрытию месяца. Появилась новая регламентная операция Формирование движений по партиям товаров и НДС, […]

Как увеличить цену на процент для группы товара

Категории: Инструкции по работе в 1С

Плавающий курс рубля, рост долара и евро по отношению к нашей валюте привели к повышению цен на целые группы товаров. За неделю нас несколько раз спрашивали, как в 1С:Управление торговлей поднять цену на всю группу товаров разом, как увеличить цены на товар на определенный процент. Поэтому решили сделать инструкцию: как в 1С увеличить цену на отдельную группу товаров. Заходим Документы Ценообразование Установка цен номенклатуры Откроется список документов «Установка цен номенклатуры». Нажимаем «Добавить» («+») Откроется новый документ «Установка цен номенклатуры». Выбрать тип цен (1) Розничная (2) — выбираем тот тип цен, который хотим изменить ОК (3) Теперь выбираем товар, на который будем изменять цену Заполнить Заполнить по ценам номенклатуры Установить отбор по нужным группам товаров Переходим непосредственно к изменению цены на выбранную группу товара Изменить Розничная Программа предложит записать документ — соглашаемся и жмем «Да». Открывается […]

Как в 1с посмотреть кто изменял документ?

Категории: Безопасность, Инструкции по работе в 1С

Довольно часто возникают ситуации, когда данные в программе расходятся с реальностью. Как определить, это некомпетентность работника, ошибка другого, который внес изменения после, или даже чей-то злой умысел?

Учет товаров в 1С по разным единицам измерения

Категории: Инструкции по работе в 1С

Если в компании есть товары, представленные в нескольких разных единицах измерения, то важно иметь механизмы, позволяющие просмотреть остатки в разных единицах измерения и перефасовать товар.