8-908-610-10-30
8 (8512) 64-55-05
email: info@1-sys.ru
skype: bkolomin

Систематизация работы с должниками в 1С

(0)
8 000 руб.

Полное описание

Каждый, кто отгружает товар в долг, рано или поздно приходит к необходимости систематизировать и упорядочить работу с задолженностью.

Но, как правило, не сразу. Пока прибыли достаточно, чтобы компенсировать кассовые разрывы и списанную задолженность, голову не ломают и работают с должниками как обычно — выделяют сотрудника и ставят ему задачу по взысканию задолженности.

Специальных инструментов у того нет, никто его особо не контролирует, но при этом всем понятно, что он очень загружен — напряженно смотрит в монитор, что-то печатает, копошится в бумагах, иногда звонит или пишет письма.

А дебиторка тем временем уменьшаться не торопится.

И только тогда, когда рынок начинает поджимать и появляется экономическое обоснование приложить усилия, работу с должниками начинают вести грамотно.

Существуют два исключения из этого правила —

  • это фирмы с директорами, которые целенаправленно выделили время на отладку ключевых процессов в своем бизнесе
  • и новые фирмы на старых рынках, которые с первых дней сталкиваются с низкой прибылью и не имеют других вариантов, кроме как правильно делать все правильные вещи сразу.


Решаемые задачи

Задачи решаются конкретные и объективные:

  • Повышение производительности работы бухгалтера, за счёт увеличения количества действий, которые он может совершить по просроченным долгам (звонки, отправку актов сверки, претензий и т.п.).
  • Оперативный вывод просроченной и общей задолженности по каждому документу
  • Не оставлять просроченную задолженность без внимания.
    • Если условия оплаты накладной нарушены — немедленно должен последовать звонок клиенту.
    • Если клиент пообещал оплатить просроченную отгрузку к определенному сроку, но не оплатил — бухгалтер также должен это увидеть и сделать звонок.
  • Контроль работы бухгалтера, вывод количества звонков, совершенных им в течении дня.
  • Вывод графика изменения дебиторской задолженности, чтобы отслежить её выход за допустимые пределы.

Преимущества автоматизации работы с должниками

Преимущества формирмируются на основании двух основных посылок:

  • Во-первых, регулярные контакты формируют у должника образ внимательного кредитора, который следит за соблюдением договорённостей по оплате и фокусов с оплатой не пропустит. А также позволяют непрерывно наблюдать за клиентом и заранее почувствовать его глобальные проблемы (например банкротство), вероятность которых в последнее время значительно возросла.
  • Во-вторых, индивидуальная работа по дебиторке реально уменьшает размер просроченной задолженности. Чаще всего клиенты просто забывают оплатить или надеются, что вы оставите без внимания их небольшую просрочку или отстанете, после того, как они навешают вам лапшу на уши. И в большинстве случаев достаточно просто позвонить в день запланированного платежа или сразу после чтобы получить оплату. Главное — делать это в виде вежливого напоминания, а не претензии.

При отлажнной системной работе по дебиторке, срок просрочки действительно уменьшился, а клиенты-хроники (принципиально или систематически не оплачивающих счета) отсекаются на самых ранних сроках просрочки. Новая отгрузка просто не производится, если клиент "пропадает" или не выполняет свои же обещания по оплате. "Проблемные" долги не раздуваются.

Алгоритм работы сотрудника

Процесс работы сотрудника должен быть максимально прост и прямолинеен. Тогда работа будет делаться эффективно и быстро.

Поэтому работа с должниками выглядит следующим образом.

Сотрудник ежедневно открывает специальную обработку, нажимает на кнопку “Новые” и получает задания на сегодняшний день — список клиентов для обзвона:

  • Это накладные, просрочка по которым появились недавно
  • или контрагенты, которым звонили, но они не оплатили в обещанный срок, а срок ожидания оплаты истек.


К концу дня этот список должен быть пуст.

При заполнении, таблица сортируется по количеству дней просрочки, наименованию клиента или любому другому полю.


В таблице показывается:

  • Контрагент. По двойному клику открывается карточка контрагента на закладке “Контакты”, чтобы проще было позвонить
  • Отсрочка — допустимый срок отсрочки клиента
  • Сумма долга — текущий долг контрагента
  • Просрочено — просроченный долг контрагента
  • Дней — количество дней просрочки самого дальнего документа
  • Документов — количество просроченных документов
  • Состояние — результат предыдущего звонка
  • Дней — количество дней с предыдущего звонка


Эта таблица может быть заполнена еще двумя способами:

  • По кнопке “Все просроченные” — в таблице будут выведены все клиенты, имеющие просроченную задолженность, а не только те, которым нужно позвонить сегодня.
  • По кнопке “Все долги” — будут выводены все клиенты, имеющие задолженность (даже без просрочки).


Встав на строчку с очередным клиентом, сотрудник может увидеть все неоплаченные документы и историю предыдущей работы.

По каждому документу выводится его сумма, остаток долга, сумма просрочки и количество просроченных дней.

Рядом выводится сводная задолженность в разрезе своих фирм.

Совершая звонок, сотрудник может столкнуться с тем, что клиент просит продублировать ему счета или предоставить акт сверки. Обе эти операции можно совершить из этой обработки.

Нажатие кнопки “Акт сверки” открывает подготовленный документ “Акт сверки”, а по кнопке “Счета” можно сформировать счета на каждый неоплаченный документ или один сводный счет на все документы.

В процессе звонка сотрудник должен убедить клиента оплатить задолженность.

То, в каком состоянии оплата оказалась после звонка, он фиксирует в колонке “Состояние”: Например:

  • обещали оплатить через 3 дня
  • счет арестован, обещают оплатить через 2 недели
  • не нашли счёт, выслала повторно


Вместе с описанием состояния задолженности, сотрудник указывает, на какое время отложен следующий звонок. Если до этого срока задолженность не будет оплачена, необходимо связаться с клиентом повторно.

К концу обзвона у всех клиентов, которым удалось дозвониться, будет проставлено новое состояние и дата следующего звонка. Эти клиенты не будут выводится в списке до тех пор, пока срок предоставленный на оплату не истечет. В этом случае, клиент вновь появится в списке должников, а в колонке “Состояние” будет выведен результат предыдущего звонка.

Таким образом, в рабочий список должников включаются только те клиенты, по которым требуется совершить конкретные действия. Это позволяет не нагружать работника излишними раздумьями о том, кому позвонить сегодня. Удаление необходимости выбора, и дача сотруднику конкретных, четких и прямолинейных указаний, что делать сегодня, приводит к тому, что количество звонков значительно (в разы) вырастает.

Этому способуствует также дополнительные инструменты оценки работы сотурдника:

  • Просмотр истории работы сотрудника
  • Изменение структуры задолженности


Отчет по истории работы сотрудника

В этом небольшом отчете показаны результаты всех звонков, совершенных сотрудником.

Руководитель имеет возможность убедиться, что работа идет и проконтролировать количество и качество звонков.


Отчет по изменению структуры задолженности

Это ретроспективный график, который показывает изменение общего объема задолжености и доли просрочки с течением времени. Можно вовремя заметить рост дебиторки и принять меры.



Другие полезности

Чтобы иметь возможность проверить правильность учета долгов в базе 1С, добавлена закладка "Ошибки". По кнопке "Сформировать" показываются документы с неправильным долгом.

Например:

  • Аванс, висящий по документу Реализация товаров и услуг
  • Или задолженность по документам Платежное поручение входящее или Возврат от покупателя

Идеи на будущее

Отправка документов по электронной почте

Многие счета и акты сверки уже сейчас отправляются клиентам по электронной почте. Может показаться, что на это тратится не так много времени. Подумаешь — написать письмо и приложить к нему файл из 1С.

Но на самом деле, это добавляет суматоху и напряженность в работу бухгалтера, на которую он расходует дополнительную энергию.

В следствие этого общая производительность его труда уменьшается.

Максимум действий должно делаться на автомате и без лишних телодвижений. Это позволяет сделать гораздо больший объем работы за меньшее время.


Отправка напоминаний по SMS

Планируется встроить в эту систему возможность отправки напоминания о задолженности по SMS. Это связано с тем, что бухгалтер физически не может обзвонить больше 30-50 клиентов день. По количеству отправленных SMS такого ограничения нет. Поэтому, если 30 отправленных SMS позволят отказаться от звонка по 10 клиентам, это будет ощутимой выгодой.


Запись звонков

Бухгалтер, совершая звонки, может делать это не так, как хотелось бы вам.

Может он мямлит и не приводит вменяемых доводов, почему клиент должен оплатить задолженность согласно договоренностей. А может, наоборот, разговаривает слишком дерзко и вызывающе, чем портит отношения с клиентами.

Узнать, что же там в реальности происходит, что и как говорит бухгалтер во время звонка, можно единственным образом — включив запись телефонных разговоров.

Это не дорого (раньше мы использовали систему SpRecord, стоимостью 3500 рублей, сейчас IP-телефонию) и довольно удобно.

Купить