Проверка дублей при создании нового товара / контрагента

3,800 

Категории: ,

В автоматизации используется термин “Garbage in, garbage out”, дословно переводимый как “мусор на входе, мусор на выходе”. Вводя в систему неверные данные, вы получаете заведомо неверный результат.

Важная часть таких данных — справочники (в основном списки клиентов и товаров). Каждому реальному товару или клиенту должна соответствовать только одна запись в базе.

Но когда данные вводит человек — ошибки неизбежны. И к этому нужно быть заранее готовым.

Самая распространенная ошибка — это ввод задвоенных позиций.



Например, вы учитываете какой-то определенный товар с наименованием «Молоко Юнимилк бут. 0,5», он оприходован на склад, и постоянно отгружается. В какой-то момент, при поступлении на склад этого товара, сотрудник отвлекся и не заметил, что данный товар уже заведен в базе, и создал новый, такой же, назвав его “Молоко Юнимилк 0,5 бут.”. Остро эта проблема встает при смене сотрудников.

Со временем, когда один из одинаковых товаров закончится на складе, программа начнет выдавать ошибки «недостаточно товара на складе». При этом, отчеты по остатку товаров на складах, показывают, что товар в наличие, а на самом деле это остатки совсем другого товара – дубля.

«Дублирующиеся или противоречивые данные справочника товаров в 70% случаев приводят к значительному увеличению складских запасов предприятия и образованию неликвидов.»

«Нормализация НСИ». CompuTel

Для крупных компаний, ошибки в управлении, связанные с некачественной информацией, обходятся многомиллионными потерями. Поэтому для них предусмотрены специализированные решения, предусматривающий ввод, синхронизацию между филиалами и контроль справочной информации. Примером такого решения является 1С:Предприятие 8. MDM Управление нормативно-справочной информацией.

В небольших компаниях, для этого достаточно, время от времени, проверять базу товаров на наличие дублей, и совмещать одинаковые позиции в одну, удаляя все дублирующие элементы, оставляя только правильные. Такую проверку желательно проводить каждые 2-3 месяца. Открыть исправление задвоенных позиций в программе 1С: Управление торговлей 10.3 можно через пункт меню “Сервис / Универсальные обработки / Поиск и замена дублирующихся значений”. Упрощенную её версию вы можете скачать у нас на сайте.

Но часто предотвращение ошибок обходится гораздо дешевле их исправления. И этот случай не исключение.

Вместо того, чтобы тратить время на удаление проблемных позиции, лучше их не допускать. Для этого, проверка на дубли может производится в момент внесения нового товара (клиента) в базу. Такой подход сокращает ошибки и экономит время на их устранение.

Такая проверка отсутствует в стандартной конфигурации 1С. Поэтому мы разработали её в виде отдельной доработки, которую можно интегрирововать и в вашу программу тоже.

Общая информация

Разработанный модуль проверки дублей позволяет избежать дублирования информации в базе 1С. Модуль использует встроенный механизм 1с — “полнотекстовый поиск”, используемый во во всех современных конфигурациях 1С. Ключевыми особенностями полнотекстового поиска являются:

  • возможность нечеткого поиска (буквы в найденных словах могут отличаться);
  • выполнение поиска с учетом синонимов русского, английского языков;
  • поиск по всем справочникам и документам базы 1С;
  • поддержка транслитерации (написание русских слов символами латиницы).

Как работает полнотекстовый поиск

Следующие два раздела статьи будут интересны администраторам и продвинутым пользователям 1С. Всем остальным предлагаю сразу перейти к разделу описания работы модуля проверки дублей.

Полнотекстовый поиск осуществляется при помощи индекса. При отсутствии индекса полнотекстовый поиск не возможен. После ввода пользователем новых данных в базу, их следует включить в рассматриваемый индекс. Для этого необходимо обновлять полнотекстовый индекс.

Рассмотрим более подробно полнотекстовый индекс, состоящий из двух частей: основного и дополнительного индекса. Высокая скорость поиска данных обеспечивается за счет основного индекса, но обновление его происходит относительно медленно, в зависимости от объема данных. Дополнительный индекс ему противоположен. Данные добавляются в него намного быстрее, но поиск осуществляется медленнее. Система осуществляет поиск одновременно в обоих индексах. Большая часть данных находится в основном индексе, а данные добавляемые в систему попадают в дополнительный индекс. Пока объем данных в дополнительном индексе небольшой, поиск по нему происходит относительно быстро. В тот момент, когда нагрузка на систему невелика, происходит операция слияния индексов, в результате чего дополнительный индекс очищается, а все данные помещаются в основной индекс. Слияние индексов предпочтительнее выполнять в тот момент времени, когда нагрузка на систему минимальна. С этой целью можно создавать регламентированные задания и задания по расписанию.

Как управлять полнотекстовым поиском

Наша обработка автоматически проверяет состояние и обновляет индекс полнотекстового поиска. Уверенные пользователи могут самостоятельно управлять обновлением индекса или настроить регламентное задание по обновлению, слиянию индексов. Для включение и управления индексом необходимо перейти из главного меню в подменю Операции Управление полнотекстовым поиском.

Нажав по кнопке Настройка, можно включить отключить полнотекстовый поиск.

  • Обновить индекс – Создание индекса/Обновление индекса;
  • Очистить индекс – обнуление индекса(рекомендуется после обновления всех данных);
  • Разрешить слияние индексов – отвечает за слияние основного и дополнительного индекса.

Как работает модуль проверки дублей

При сохранении карточки товара 1с производит поиск товаров с похожим наименованием. Если такие товары имеются, то выдается предупреждение о наличии возможных дублей с выводом списка похожих товаров. Далее пользователь выбирает:

  • сохранение текущего наименования товара;
  • отмена создания нового товара и позиционирование в справочнике на одном из предложенных товаров

Настройки модуля поиска дублей

  • Нечеткость поиска — значение от 0 до 100. Чем меньше значение, тем меньше будет различаться наименование предлагаемых товаров. Значение по-умолчанию 40.
  • Размер списка похожих товаров — максимальное количество похожих товаров, которые будут выводиться пользователю. Значение по-умолчанию 40.
  • Актуальность индекса поиска — значение в часах. Начиная поиск, обработка проверяет актуальность индексов. Если они устарели — их обновление запустится автоматически.

Отзывы клиентов

Перевод работы компании «КРИСТОФЕР» на 1С:Управление Торговлей 8

Вершинина Анна Геннадьевна
Главный бухгальер ООО "КРИСТОФЕР"
Федеральная компания КРИСТОФЕР — официальный торговый и сервисный представитель немецкого концерна KARCHER (Германия) с 1996 года. Астраханское представительство открылось в 2007 году. Первоначальная автоматизация была произведена на базе «1С:Торговля и Склад 7.7». По решению учредителей, с 2013 года была поставлена задача по переходу на учет в программе «1С:Управление торговлей 8». ( далее ... )

Перевод работы компании «Калибр» на 1С:Управление Торговлей 8

Лыков Артем Викторович
Директор ООО "Калибр"
Завтра мы должны работать лучше, чем сегодня. Именно поэтому я постоянно занимаюсь совершенствованием работы своего магазина. Немаловажными элементами этого являются учет и анализ данных. ( далее ... )

Перевод работы сети салонов «Изюминка» на 1С:Управление Торговлей 8

Гаринович Светлана Владимировна
Управляющий сети мебельных салонов "Изюминка"
Для выполнения работ по переходу на 1С:Управление Торговлей 8 мы выбрали компанию Первая Система: специализированную организацию по автоматизации торговли, обладатель статуса «Центр Компетенции по Торговле» от 1С. ( далее ... )

Перевод работы компании «АНГАРА» на 1С:Управление торговлей 8

Подольская Альвина Маисевна
Заместитель генерального директора ООО ПКФ "Ангара"
Компания Ангара входит в десятку крупнейших фирм Астрахани по продаже строительных и отделочных материалов. Чтобы отвечать возросшим требованиям по качеству управления ассортиментом товаров и услуг, отношений с клиентами и поставщиками, управления складскими запасами, весной 2009 года было принято решение о переходе на программный продукт «1С:Управление Торговлей 8». ( далее ... )

Внедрение 1С:Управление Торговлей 8 ред. 10.3 в ООО «МегаОптика»

Зинина Ольга Владимировна
Директор ООО "МегаОптика"
Создание сети центров коррекции зрения МегаОптика началось с практически одновременного открытия 12 салонов. Их запуск состоялся в течение 2-х месяцев в различных частях города. Эта работа потребовала от нас колоссальных усилий по подбору и обучению персонала, поиску и подготовке помещений, закупке и установке стеллажей и оборудования, проведения рекламной кампании. ( далее ... )
О ТОВАРЕ
Название
Проверка дублей при создании нового товара / контрагента
Цена
3800.00 RUB
Наличие
Предзаказ