Главный механизм системы управления запасами, который необходимо внедрить в работу всех элементов, состоит в реализации принципа обратной связи. Суть этого принципа заключается в том, что если руководящее звено системы оказывает управляющее воздействие на ее рабочий элемент, то в системе должна существовать «обратная связь», которая обеспечивает поступление данных о новом состоянии всей системы и оценивает результативность ее функционирования. Система будет управляема, если после воздействия на нее можно определить ее новое состояние, оценить его и с учетом полученных новых данных о системе принять следующее корректирующее воздействие на нее.

Базовая формула пополнения запасов

В фундаменте всех всех процессов пополнения запасов лежит простое выражение —

Словами формулу можно описать как запасы в количестве, достаточном до следующего заказа минус текущие остатки и все ожидаемые поставки. Для расчёта, формула берёт средние продажи и умножает на время, необходимое для восполнения запасов. Время на заказ здесь отражает частоту, с которой закупщиком создаются заказы поставщикам и время на их заполнение, то есть минимальное время между заказами. Время доставки это интервал между созданием заказа поставщику и появлением товара на полках (логистическое плечо). 

Страховой запаса это лишний запас товара, сформированный на случай непредвиденных обстоятельств. Будь то внезапно возросший спрос, задержка товара в пути или проблемы на производстве – страховой запас нужен для того, чтобы компания могла какое-то время работать без перебоев.

Так, если заказ делается каждый день, а доставка занимает 1 день, необходимо держать товарный запас на два дня. Если в качестве буфера принять запас на полдня, итоговый заказ увеличивается до 2.5 дней.

Логика похожа на ту, которой мы пользуемся в реальной жизни. Например, когда мы обдумываем в супермаркете, сколько литров молока купить. У меня уже есть 2 литра дома, и каждый день мы выпиваем по 1 литру. То есть сейчас у меня двухдневный запас. В следующий раз я зайду в супермаркет через 3 дня. Ок, тогда я точно куплю 1 штуку и, может быть, вторую про запас.

При длительном времени исполнения заказа, пример усложняется. Например, если вы заказываете гаджет в Китае, где время доставки 3 месяца.
Предположим, заказы размещаются один раз в месяц. Таким образом товарный запас должен хранится на 4 месяца, а со страховым запасом — 5 месяцев. Естественно, при заказе нужно учитывать заказанные ранее гаджеты, находящиеся в пути.

Изложенный здесь принцип используется в нашем Помощнике закупок для 1С

Оптимальный размер заказа

Оптимальный размер заказа должен быть таким, чтобы суммарные годовые расходы на размещение заказов и на содержание запасов были наименьшими при данном объеме продаж. Это соотношение при котором сумма расходов на содержание запасов и расходов на размещение заказов оказывается минимальной, представляет наименьший возможный уровень общих издержек. Попросту говоря, нужно определить такой размер заказа или такое время между двумя поставками, при котором достигают минимума совокупные расходы на размещение заказов и на содержание запасов.

Экономичный размер заказа

Экономичный размер заказа минимизирует совокупные расходы на поддержание запасов. Для определения этой величины предположим, что уровень спроса и издержки относительно стабильны в течение года. Поскольку экономичный размер заказа вычисляют для каждого отдельного продукта, базовая формула расчетов не учитывает возможности смешанного заказа.

Влияние времени доставки

В большинстве случаев поставщики не могут пополнять товарные запасы незамедлительно. Таким образом, чтобы обеспечить достаточно низкую частоту случаев отсутствия товаров, при планировании спроса необходимо рассчитывать, сколько запасов будет использовано с текущего момента до следующего пополнения запасов, исходя из предположения, что заказ размещается в данный момент. В то время, как товары доставляются, запасы постепенно истощаются.

Чем меньше время доставки, тем легче делается заказ. Это самоочевидное утверждение. Гораздо легче не допускать дефицита и перетаривания, если запасы могут быть быстро пополнены. Поэтому поставщики с хорошим сервисом стараются дать своим покупателям дополнительные преимущества, обеспечивая быструю и надежную по срокам доставку. Поэтому риск перетаривания или потерь от отсутствия товаров на полках нужно учитывать при выборе поставщика, вместе с стоимостью доставки и закупочными ценами.

Частота проверки запасов

Не меньшее значение имеет частота проверки запасов. Вам вряд ли поможет доставка поставщиком на следующий день, если ваш снабженец делает заказ один раз в неделю. Для планирования запасов полезно понимать взаимосвязь между продолжительностью функционального цикла, издержками поддержания запасов и экономичным размером заказа.

Во-первых, экономичный размер заказа определяется равенством годовых расходов на размещение заказов и на содержание запасов.

Во-вторых, средний текущий объем запасов равен половине размера заказа.

В-третьих, стоимость единицы запасов при прочих равных условиях прямо влияет на продолжительность функционального цикла: чем выше стоимость, тем чаще приходится размещать заказ.

Из базовой формулы вытекает другие техники пополнения запасов (Постоянный уровень, МИН/МАКС и динамическое пополнение), которые упрощают процесс закупок и делают его более стабильным и эффективным. Ведь сложные системы часто сбоят из-за того, что персонал, вовлечённый в них, не понимает механику системы и не может распознать вещи, которые пошли не так.

См. также

Методы пополнения запасов: Постоянный уровень, МИН/МАКС и динамическое пополнение