Торговая компания каждому покупателю посылает накладные и назад должна получить свой экземпляр с подписью клиента. Поскольку в этом процессе участвуют люди — ошибки неизбежны: накладную не вернул клиент, потерялась у водителя, «растворилась» в пачках таких же накладных.

Вопрос находится в зоне ответственности бухгалтера и никаких инструментов, механизмов в программе для контроля этого у неё нет.

Легкий способ

Многим нашим клиентам мы сделали простую галочку в программе: “Контрагент вернул экземпляр накладной”.

Пока ждем накладную от клиента, эта галочка снята. Когда подписанный экземпляр вернулся к нам — ставим галочку. В конце месяца можно сформировать отчет и увидеть по каким документам у нас нет подписанных оригиналов (не стоит галочка).

Ручной труд все ещё остается: каждую возвращенную накладную нужно найти в базе и отметить что наш экземпляр получен. Однако, это намного проще, чем выверять все вручную. Формирование списка недостающих накладных занимает меньше минуты.

Полностью автоматический способ, исключающий ошибки

Если галочку в программе ставит человек, то рано или поздно он может совершить ошибку. Можно пойти дальше: автоматизировать этот процесс полностью и свести работу человека к минимуму.

Чтобы перепутать документы было невозможно, на каждой своей накладной печатается уникальный штрих-код.

Когда подписанный экземпляр возвращается от клиента:

• сканируем штрих-код (нужен сканер шк),
• по коду программа найдет накладную в базе,
• и сама безошибочно поставит галочку, что подписанный экземпляр есть.

Перепутать накладную или поставить галочку по ошибке становиться невозможным.