С 01 февраля 2018 до 01 июля 2018 года — Переходный период (могут быть ТТН с помарочным учетом и без него).

Возможность работы как с поштучной продукцией, так и с партионной. Это говорит о том, что поставщики могут отправлять ТТН с указанием лишь части идентификаторов партии продукции. Данное послабление хорошо для поставщиков, которые смогут распродать партионные остатки и сократить трудозатраты при инвентаризации перед 01.07.2018, но для продавцов это вероятный «пересорт», об этом ниже.

Прием накладных с 15.03.2018 будет возможен только 3-ей версии. Если кто-то до 15 марта не перейдет на новый формат обмена, то с 15 марта не сможет получать приходные накладные, как это было при переходе на второй формат. Из-за чего вы не сможете создать акт списания, и вас могут оштрафовать на сотню тысяч рублей или вовсе лишить алкогольной лицензии.

С 1 июля 2018 года – дата, к которой все участники алкогольного рынка должны перейти на новую версию документов в обязательном порядке.

Вся маркируемая продукция должна совершать движения только с указанием цифровых идентификаторов. Для алкогольной продукции без идентификаторов, полученной ранее 1 июля будет установлен срок реализации, после которого, её продажа будет запрещена.

Кроме того, в 2018 году ФСРАР планирует выпустить новые акцизные марки, чтобы можно было отличить продукцию, пришедшую до 1 июля 2018 года.

Основные изменения документов ЕГАИС в версии 3:

Главное нововведение – это помарочный учёт алкогольной продукции на всех этапах. Это означает, что в ЕГАИС будет направляться информация с штрихкода каждой федеральной специальной марки или акцизной марки при её движении от производства до розницы.

• Производители и импортеры алкогольной продукции – должны осуществлять учет каждой марки при производстве, импорте и отгрузки АП;
• Оптовики — должны осуществлять учет каждой марки при получении и отгрузке продукции  другим оптовикам или в розничный сегмент;
• Розница — должны осуществлять учет каждой марки при получении алкогольной продукции, продажи осуществляются помарочно с помощью ККТ для ЕГАИС.
• Общепит — должны осуществлять учет каждой марки при получении алкогольной продукции, продажи осуществляются помарочно с помощью акта списания и 2D сканера.

Кого коснётся поштучный режим?

Введение поштучного режима с 2018 года коснётся:

• импортёров,
• оптовых поставщиков,
• розничных продавцов,
• производителей.

Штрафы в 2018 году

Учитывая человеческий фактор и особенности в бизнес-процессах каждой организации, будут ошибки. И это даже не подвергается сомнению. Какова будет цена ошибки? 150 тыс. — 200 тыс. рублей за факт нарушения. У производителей свои риски — в работе системы периодически происходят сбои, что приводит к остановке предприятий.

Как с этим работать в рознице?

Изучив методологию третьего формата или ЕГАИС 3.0, становится понятно, вряд ли поставщики и производители при отгрузке будут сканировать каждую бутылку алкоголя. Скорее всего, они переложат эти проблемы на розницу. Иными словами, в случае пересорта вся ответственность будет лежать на розничных магазинах, а не на поставщике.

Отсюда можно сделать один вывод: какие бы поправки и новые штрихкоды не приняли, сканировать товары все равно придется. Сотрудникам магазинов будет необходимо проверять при приемке соответствие присланных акцизных марок.

Каждый владелец бизнеса определяет для себя сам, каким образом он будет это делать. Вы можете использовать 2D сканер штрихкодов или терминал сбора данных (ТСД). Кратко рассмотрим оба варианта работы.

Регистр №3 в ЕГАИС 3.0

В ТТН в обязательном порядке будут указаны все марки, которые привёз поставщик. Если продающая сеть подтверждает ТТН, значит, она подтверждает и получение каждой конкретной марки маркируемого алкоголя.

С технической точки зрения это будет происходить следующим образом. Сейчас в ЕГАИС существует два регистра. Продукция находится либо на одном, либо на другом регистре. В новой версии второго регистра для маркируемой алкогольной продукции существовать не будет, он останется только для немаркирумемой продукции – это пиво, сидр и прочее, как я говорила выше.

Для помарочного учёта вводится третий регистр, в котором продукция будет храниться в разрезе марок. Этот регистр будет дополнять первый. То есть одна и та же продукция будет находиться как на первом, так и на третьем регистрах. На первом — в разрезах партий, а на третьем – в разрезе штрихкодов. При этом общее количество на первом и третьем регистрах должны сходиться. Если на первом регистре числится продукция, а на третьем её нет, такую ситуацию нужно исправить в течение 30 календарных дней. Иначе вся партия такой продукции заблокируется и будет недоступна для продажи. Это касается только того алкоголя, который пришел помарочно. Алкоголь, который был принят партионно, может не отображаться на регистре №3.

Работа со входящими ТТН

В ЕГАИС 3.0 сценарии работы со входящими ТТН в общем не изменились. Грузополучатель может:

Принять ТТН с полным согласием. В этом случае продукция встанет на остатки получателю на Регистре 1 и одновременно Регистр 3.

Выставить акт разногласий. В акте указывается расхождение, присутствующее в электронной накладной, но не принятое получателем. При работе с поштучной продукцией возможно:

• расхождение по количеству;
• расхождение по цифровым идентификаторам;
• расхождение по тому и по другому.

Отказаться от приема продукции.

Важный момент: До 1 июля 2018 года 3 формат — не обязывает поставщика указывать марки продукции. К вам запросто может придти ТТН в 3 формате, в которой не будет указано ни одной марки. В этом случае, вы принимаете и реализуете ее как партионную.

Нужно ли сканировать все бутылки при приемке товара?

ФСРАР рекомендует информацию об акцизных марках хранить в вашей учетной системе. Поэтому, для накопления достоверной информации об алкогольной продукции, которая находится у вас в магазине, желательно сканировать каждую акцизную марку при приемке товара.

Этим вы, во-первых, исключаете возникновение расхождений с ЕГАИС, которые обязательно появятся, при «слепом» подтверждении ТТН с марками. Во-вторых, сможете оперативно получить информацию по каждой акцизной марке в спорных ситуациях: в какой ТТН пришла бутылка, от какого поставщика, когда была продана или эту бутылку вы никогда не принимали.

Также пока не понятно, как долго будет разрешена продажа партионной продукции, поступившей в магазины и в рестораны до 01.07.2018. Потому что самым логичным способом для опта снизить свои риски и издержки по переходу на помарочный учет – максимально разгрузить свои склады и «слить» все партионные остатки в розницу. И этому сильно будет способствовать период новогодних праздников с его повышенными алкогольными оборотами. После праздников можно ожидать щедрых акций от оптовиков для тех, кто будет готов взять на свои остатки те запасы алкоголя, которые останутся у оптовиков после новогоднее ажиотажа. И такие аттракционы неслыханной щедрости могут наблюдаться до июля 2018 года, когда перемещения партионной продукции из опта в розницу будут запрещены.

ФСРАР явно предусмотрел такое развитие событий и введет ограничения на операции с такими остатками к концу 2018 года.

Использование 2D сканера штрихкодов

Главное преимущество данного решения — стоимость. В среднем сканеры штрихкодов можно приобрести за 5 000 рублей. Вряд ли эта сумма существенно повлияет на бюджет компании. Но при использовании этого метода есть следующие недостатки:

• возможность работы только с одной накладной;
• не исключены ошибки по вине человеческого фактора;
• сканировать необходимо с рабочего места товароведа или оператора;
• нельзя проверить марку на легальность.

Использование ТСД

Рассмотрим вариант приобретения ТСД еще и как выгодную инвестицию в бизнес.

Преимущества использования ТСД:

• Оператор или товаровед смогут сделать приемку в любом месте, где находится товар, что позволит сэкономить время.
• ТСД может работать с такими документами, как: заказ покупателя, инвентаризация товара, перемещение товаров (если у вас несколько торговых точек и складов). Отметим, что современное мобильное программное обеспечение позволяет настроить работу с любым документом из товароучетной системы, который необходим пользователю.
• При поступлении и работе с алкогольной продукцией по ЕГАИС версия 3 современное мобильное программное обеспечение позволяет сразу проверить акцизную марку не только на соответствие списку, но и на легальность.
• ТСД позволяет исключить ошибки по вине человеческого фактора. Все основные бизнес-процессы оператор или товаровед смогут выполнить на ТСД.

Для работы можно использовать как ТСД, так и смартфон, если его камера позволяет считывать штрихкод PDF 417.

Пересорт в ЕГАИС 3.0

Если при выравнивании остатков партионной продукции по Регистру №2 достаточно посчитать одинаковые бутылки, выявить расхождения и либо списать, либо поставить на баланс по алкокоду необходимую продукции, то при выявлении любых нестыковок при помарочном учете, придется сканировать всю партию. Для корректировок введены 2 новых документа для привязки цифровых идентификаторов и возможности их отвязать.

В идеальной ситуации количество идентификаторов на Регистре 3 должно соответствовать количеству продукции на Регистре 1. Но, при выявлении пересорта, например, пытаясь продать товар, которого нет на Регистре 3, будет возможно привязать марку к партии. Система позволит привязать к партии большее количество идентификаторов, чем остаток партии, а вот сделать количество идентификаторов меньше остатка партии уже не получится. Причем, если в количестве между Регистром 1 и Регистром 3 есть расхождения более 30 дней, то партия будет заблокирована до устранения пересортицы.

Списание продукции в ЕГАИС

Списание продукции документом Акт списания теперь также можно делать с регистра 1 по любой из возможных причин — Реализация, Недостача, Потери и т.д. — для всех видов осуществляемой деятельности, будь то магазин розничных продаж или предприятие общественного питания. Указанные в актах списания марки будут списаны с регистра 3 для помарочной продукции соответственно, партионная лишь изменит количество на регистре 1.

Чтобы производить списание продукции с регистра 1, необходимо переместить ваши остатки с регистра 2. Как это сделать и какую продукцию вам нужно переместить вы можете прочитать здесь: Перемещение товаров на регистр 1.

Введение помарочного учета требует обязательного обновления УТМ до версии 2.1.6.

Чтобы проверить версию вашего УТМ войдите в раздел Справочники → Магазины и нажмите на название вашего магазина. Вам откроется карточка магазина в Меркате. В поле Адрес доступа к УТМ нажмите на кнопку Проверить связь с УТМ. После того, как выйдет сообщение “Связь с УТМ успешно установлена.”, нажмите на поле Данные УТМ. Там будет указан номер версии вашего УТМ. Если он отличается от 2.1.6, вам необходимо обновить УТМ по данной инструкции: Обновление УТМ до версии 2.1.6

Что делать если не читается марка?

Если марка не читается у продукции, полученной до 1 июля, то при запросе будет получен первоначальный цифровой идентификатор и можно будет выполнить привязку идентификатора. А вот если продукция получена после 1 июля, то поможет только инвентаризация, которая выявит тот идентификатор, который принадлежит именно этой бутылке. Это ещё один повод не принимать товар «вслепую».

Фактически алкоголь у вас, а формально в соседнем магазине

Допустим вы обнаружили лишнюю бутылку у себя на складе. Конечно, её необходимо поставить на баланс. При постановке автоматически на Регистр 3 добавляется идентификатор, но в системе данный идентификатор числится у другой компании (снова акцентируем внимание на вариантах приемки товара).

Что делать? Данный акт будет проведен только вручную сотрудниками Службы и только после выявления проблемы, а возможно и инициирования проверки.

Мнение

Своим мнением делится Владимир Панов, президент тюменской «Ассоциации малого и микробизнеса»:

«ЕГАИС убивает розницу, малый бизнес ждет разорение с последующей безработицей. Система вводилась с благой целью – очистить рынок контрафакта, но к чему мы пришли? В одной только Тюменской области около сотни предпринимателей свернули бизнес, или ушли в тень. Как работали определенные заводы в третью смену, чтобы изготовить «неучтенку» – так и работают. Как везли к нам алкоголь из Казахстана через «дырявую» таможню – так и везут. Поэтому я и большинство моих коллег видим у ЕГАИС две цели: собрать побольше денег с предпринимателей — полностью оборудовать магазин под систему стоит порядка 50-150 тысяч рублей, и «отжать» реализацию алкогольной продукции у небольших магазинчиков в пользу федеральных торговых сетей. Вокруг одной моей точки — уже пять сетевых». У Владимира Панова – три магазина шаговой доступности в городе Тюмени, но бизнесмен признается, что работает на грани рентабельности, ведь программа сырая. Даже если продавец все делает правильно, выполняет все требования системы, при снятии остатков ЕГАИС, нередко появляются ошибки. Система сигналит красным цветом. Программа УТМ может самопроизвольно слететь. С введением ЕГАИС 3.0 все усложнится еще больше. Поскольку мы работаем с проверенными поставщиками, то позволяли себе не сканировать каждую бутылку на входе, и сразу подтверждали накладные от поставщика, а вот сейчас придется сканировать при приемке каждую бутылку. Если действовать по правилам, алкоголь нужно получить на складе, а затем пронести коробки с продукцией в кабинет, где компьютер и сканер. Все это время экспедитор будет ждать, а ведь у него – свой график работы. При этом никто не думает о человеческом факторе. Наши продавцы, часто пожилые люди, они — специалисты в информационных технологиях, могут просто ошибиться, а если человек нечестный, то и вообще продать алкоголь помимо кассы: кражи и недостачи – одна из главных бед. Усугубляет ситуацию то, что штрафы за все эти случайные или не случайные ошибки исчисляются сотнями тысяч рублей. Суммы просто запредельные для малого бизнеса, особенно, в сельской местности. У предпринимателей часто сдают нервы, многие закрывают бизнес или уходят в тень, растет безработица и социальная напряженность в обществе».

Ресторатор Александр Затуливетров  возмущен политикой навязывания системы с позиции силы, и высказывается о ЕГАИС предельно жестко:

«Плохо — всё. Она создана с вредительской целью. Заставить всех обновить оборудование, обзавестись ключами, установить и настроить ПО — и всё. Плюс ЕГАИС пока в том, что пока нас никто не проверяет. Но в любой день может наступить «ночь длинных ножей». И вот тогда мало не покажется. А система-то сбоит».

Предпринимателя возмущают траты, бессмысленные и абсурдные, заложенные в системе: принимая продукцию, рестораторы вместе с алкоголем получают внушительные пачки бумаг — к каждой бутылке прилагается около 20 листов документации. Обеспечивая результаты ЕГАИС, предпринимателей вынуждают расходовать бумагу и краску, эксплуатировать оргтехнику, а главное — растрачивать силы и время людей.

Какой вывод?

Введение ЕГАИС 3.0. перестроит процесс приемки алкоголя — нужно обзавестись 2D сканером и точкой доступа в ЕГАИС в месте приемке товара. По приезду партии алкоголя сразу сканировать все акцизные марки с каждой привезенной бутылки и при выявлении расхождений сразу же отправлять акт отклонения по соответствующей бутылке.