Категории: Инструкции по работе в 1С, Финансовый учет

Исправление ошибок в ведении партионного учета в 1С

Для любой компании очень важным показателем является прибыльность. При ведении учета в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» вы можете отслеживать валовую прибыль от продажи товаров. Но в некоторых ситуациях, информация о валовой прибыли может быть неверной из-за неправильного расчета себестоимости товаров.

В данной статье мы рассмотрим основные ошибки, которые вызывают неверный расчет себестоимости и способы их устранения. (См. также Учет товаров в 1С Управление торговлей в штуках и упаковках).

Списание товаров «в минус»

Наиболее частая ситуация, которая влечет неправильный расчет себестоимости – это списание товаров в минус. Т.е. по программе товар у вас на складе отсутствует, но вы его все равно продаете.

Если пользователи вводят документы в базу оперативно (т.е. сегодняшней датой и текущим временем), то продать товар в «минус» не получится – программа сообщит об ошибке. Но если пользователи вводят документы в базу неоперативно (т.е. задним числом), то программа позволяет списать товары в минус. При этом выдаются сообщения об ошибках, но документ все равно проводится и товар списывается.

Примечание: списание в минус и соответствующие ошибки могут возникнуть и при проведении документа текущим временем, если у пользователя есть права на превышение остатков по складу и по организации. Данные права даются в настройке дополнительных прав пользователей. Пример документа «Реализация товаров и услуг».

Списание товаров «в минус» в 1С

Сообщения об ошибках:

Сообщения об ошибках 1C

С помощью данных ошибок программа информирует нас о том, что товар списывался со склада в минус, и программа не смогла провести расчет себестоимости. В отчете по валовой прибыли мы увидим по данной продаже нулевую себестоимость и, соответственно, 100% валовую прибыль.

Меню: Отчеты – Продажи – Анализ продаж – Валовая прибыль

отчет Валовая прибыль в 1С

Причины возникновения отрицательных остатков могут быть разными, но в основном встречаются следующие:

  1. Документ поступления товаров еще не введен в базу.
  2. Документ поступления товаров введен в базу, но более поздним временем, чем продажа товаров.
  3. На складе возникли излишки товаров или пересортица.

В случае возникновения излишков товаров или пересортицы нужно произвести инвентаризацию товаров на складе и оприходовать излишки. Оприходование излишков должно быть проведено до того, как товар будет продан.

Если же ошибка возникла из-за неправильных дат документов, то достаточно поправить даты и перепровести документ реализации товаров.
Оценить остатки товара и разобраться с причиной возникновения ошибки можно в отчете «Ведомость по товарам на складах».

Меню: Отчеты – запасы (склад) – Ведомость по товарам на складах

В настройке отчета сделаем группировки по складу, номенклатуре и документу движения. Также установим флаг «Отрицательное красным» (чтобы видеть отрицательные остатки) и поставим отбор по нужному товару:

настройки отчета в 1С

Пример сформированного отчета:

отчет Ведомость по товарам на складах в 1С

В данном случае мы видим, что реализация товаров была оформлена на 3 часа раньше, чем поступление товаров на склад. Для правильного списания достаточно поменять время реализации на более позднее и провести документ.

Как быть уверенными, что все документы провелись верно и себестоимость в них посчитана правильно?

Если даты документов находятся в разных днях (например, поступление 1 апреля, а продажа сделана еще 31 марта), то нужно более подробно разобраться в данной ситуации. Возможно, один из документов введен в программу неправильной датой (например, поступление товаров и документы по нему были от 30 марта, а в программе поставили неправильную дату). Или поставщик прислал первичные документы, оформленные неправильной датой (например, товар поступил 30 марта, а поставщик прислал документы, датированные 1 апреля) – в таком случае понадобятся новые документы от поставщика.

В любом случае, в конечном итоге никаких отрицательных остатков в отчете быть не должно, а поступления товара должно быть оформлено раньше по времени, чем его продажа.

Пример отчета после исправления:

Пример отчета Ведомость по товарам на складах

Исправление ошибок в партионном учете. Проведение по партиям

Пример 1

21 числа поступили холодильники – 10 шт. по 11000 рублей.

25 числа менеджер продал 3 холодильника по цене 14000 руб. При этом списалась себестоимость – 33000 руб., и рассчиталась валовая прибыль – 9000 руб.

После этого менеджер по закупкам оформил в программе еще одно поступление холодильников – 15 числа по 10500 руб.

В итоге, если бы менеджер по закупкам ввел всю информацию в программу вовремя, то при продаже холодильников была бы другая себестоимость (10500*3=31500 руб.) и другая валовая прибыль (10500 руб.).

Но документ реализации уже проведен, никто его перепроводить скорее всего не будет. Значит, себестоимость может так и остаться неверной.

Пример 2

21 числа поступили холодильники – 10 шт. по 11000 рублей.

25 числа менеджер продал 3 холодильника по цене 14000 руб. При этом списалась себестоимость – 33000 руб., и рассчиталась валовая прибыль – 9000 руб.

После этого менеджер по закупкам зашел в документ поступления и изменил в нем цены холодильников на 12000 руб. (изначально цена была введена неверно).

В итоге, если бы менеджер по закупкам ввел всю информацию в программу вовремя, то при продаже холодильников была бы другая себестоимость (12000*3=36000 руб.) и другая валовая прибыль (6000 руб.).

Таких ситуаций может возникать очень много. По сути, каждое создание, изменение, удаление документа задним числом может сделать себестоимость в оформленных позднее документах продажи ошибочной.

Чтобы быть уверенными, что все документы провелись верно и себестоимость в них посчитана правильно, нужно запустить последовательное перепроведение всех документов. Для этого можно воспользоваться двумя механизмами:

Общий механизм перепроведения документов платформы

Меню: Операции – Проведение документов

Проведение документов

Этот механизм позволит вам перепровести все документы нужного вида за месяц, но он имеет небольшой недостаток – документы будут проводиться независимо от того, нужно это или нет. Ведь вполне возможно, никаких операций неоперативно сотрудники не делали. А проведение всех документов может занять длительное время.

Механизм проведения по партиям программы «1С:Управление торговлей, ред. 10.3»

Смысл механизма состоит в том, что программа запоминает так называемую «границу актуальности» – дату, до которой все документы были проведены оперативно и никаких ошибок нет. Если какой-то документ проводится задним числом, то программа сдвигает эту дату на дату этого документа. Таким образом, программа всегда знает, начиная с какой даты в документах могут быть ошибки. В конце месяца запускается специальная обработка «Проведение по партиям», которая последовательно проводит все документы реализации, сделанные позднее «даты актуальности», и рассчитывает в них себестоимость заново.

Рассмотрим работу второго механизма на первом примере.

Поступление товаров:

Поступление товаров

Реализация товаров:

Реализация товаров

Отчет по валовой прибыли:

Отчет по валовой прибыли

Второй документ поступления, оформленный задним числом:

документ поступления, оформленный задним числом

После создания второго документа поступления, отчет по валовой прибыли остался неизменным:

отчет по валовой прибыли остался неизменным

Откроем обработку «Проведение по партиям». Меню: Документы – Дополнительно – Проведение по партиям В обработке мы видим, что последовательность документов актуальна на 22 марта – дату второго поступления, введенного неоперативно.

обработка Проведение по партиям

Нажмем кнопку «Выполнить» и программа перепроведет все реализации товаров, сделанные после 15 числа. Отчет по валовой прибыли после выполнения обработки:

Теперь в расчете себестоимости все верно

Теперь в расчете себестоимости все верно.

Примечание: в момент выполнения обработки вы можете увидеть сообщения об отсутствии товаров на складе, т.к. задним числом могут не только создать поступление, но и удалить его или перенести на более позднюю дату. Каждую такую ситуации надо рассматривать отдельно (как было описано выше).

Оперативное отражение данных в базе

Чтобы в программе все было верно в расчете себестоимости и прибыли, желательно вводить все документы в базу оперативно (т.е. сегодняшним днем и текущим временем). Но часто бывают ситуации, когда необходимо ввести документ задним числом, или поправить уже созданный документ. Такие ситуации могут привести к неправильно посчитанной себестоимости и прибыли в базе.

Если периодически выполнять проведение по партиям, а также реагировать на все сообщения об отсутствии товаров, себестоимость в вашей базе всегда будет рассчитана правильно. А значит, вы всегда будете видеть правильную информацию о валовой прибыли от продаж.

Наши преимущества

Специализация

100% наших клиентов из сферы торговли.

Готовые решения

Наши разработки проверены на практике.

Региональная цена

900 р/час — дешево даже для регионов.

Магазин

ПОДЕЛИТЕСЬ ЭТОЙ СТАТЬЕЙ:
Название
Исправление ошибок в ведении партионного учета в 1С
Описание

Наиболее частая ситуация, которая влечет неправильный расчет себестоимости – это списание…

Автор
Компания
Первая система

Другие статьи рубрики "Инструкции по работе в 1С"

Управление торговлей 11. Розничные продажи, реализация, чеки и возврат

Категории: Инструкции по работе в 1С, Финансовый учет

В этой статье рассмотрим как осуществлять розничные продажи, оформлять реализацию товаров, сделать чеки на возврат и счета на оплату товаров покупателем.

Мобильное приложение 1С. Карманное предприятие.

Категории: Инструкции по работе в 1С, Новости, Прочие статьи, Управление запасами

Мобильные приложения давно и уверенно захватывают рынок.
Уже сегодня можно наблюдать картину как в ларьках которые торгующих мясом или овощами появляется собственное мобильное приложение. Что уж говорить про крупные бренды.
Ведь так удобно управлять, контролировать или работать стоя в пробке, в метро, в очереди за очередной порцией кофеина либо из дома удобно расположившись в любимом кресле. А для этого нужно лишь мобильное устройство либо планшет и выход во всемирную паутину. Интернет!

УТ 11. Установка цен. Что?Где?И как?

Категории: Инструкции по работе в 1С, Новости, Торговое оборудование, Управление запасами

В этой статье мы с вами поработаем в 1С:Управление торговлей, 11 редакции и попытаемся сами разобраться и установить цены в номенклатуре 1С. Ну что?Начнём!
Предварительная настройка.
Перед тем как устанавливать цены, сначала мы создадим несколько типов цен. Заходим в раздел “НСИ_и_Администрирование->CRM_и_Маркетинг”

1C:Линк, это что за покемон?

Категории: Инструкции по работе в 1С, Прочие статьи

За время работы над собственным просветлением удалось узнать следующее. 1С:Линк — сервис, позволяющий предоставить доступ к базе данных 1С через интернет, не прибегая к настройке VPN, выпиванию козьей крови в полнолуние и аренде статического IP-адреса. Согласно официальному описанию, эта приблуда сулит “Безоблачную работу, и поможет реализовать наши желания”, а так же норовит надавать по щам своим предшественникам — веб-публикации баз данных и 1С:Публикатору. Смелое заявление, будем проверять.

Егаис формат 3 2018

ЕГАИС 2018: Формат 3.0

Категории: ЕГАИС, Инструкции по работе в 1С

Введение ЕГАИС 3.0. перестроит процесс приемки алкоголя — нужно обзавестись 2D сканером и точкой доступа в ЕГАИС в месте приемке товара. По приезду партии алкоголя сразу сканировать все акцизные марки с каждой привезенной бутылки и при выявлении расхождений сразу же отправлять акт отклонения по соответствующей бутылке.