Пожалуй, у каждой организации есть хоть один внутренний документ, который необходимо предоставлять для прочтения каждому новичку. В маленьких фирмах это обычно файлик с требованиями к работнику (приходить на работу вовремя, соблюдать аккуратность на рабочем месте и тому подобные тезисы). У больших же компаний это могут быть гигантские файлы с описаниями внутреннего распорядка, инструкциями на все случаи жизни и руководствами по выполнению каких-либо операций. В них можно расписать и принципы начисления зарплаты, и критерии отбора для получения повышения, и многое-многое другое. Но тут возникает закономерный вопрос: а где хранить подобную информацию?

• В распечатанном виде? И дорого, и неудобно.
• В общей папке на сервере?  У сотрудников возникнет огромный соблазн скопировать эту информацию, а потом передать ее вашим конкурентам.
• Завести корпоративный портал и размещать все данные там? Это тоже нетривиальная задача: сайт необходимо разработать, разместить на него информацию, завести пользователей, обеспечить защиту от несанкционированного доступа…
• Использовать систему на базе MediaWiki? Тоже не подходит: каждый сотрудник компании будет иметь возможность редактировать и даже удалять документы

У одного нашего хорошего клиента все “безопасные” инструкции продавцам хранились в виде chm файла, который рассылался сотрудникам по электронной почте. Правила же под грифом “секретно” выдавались в устной форме. Этот вариант был дешевым, удобным в использовании (продавец получал возможность поиска по всем текстам, все файлы были классифицированы по главам), но очень тяжелым в обслуживании. В частности, изменять такой скомпилированный документ было довольно затруднительно (особые мучения доставляла загрузка изображений), а после каждой правки итоговый файл требовалось разослать по всем розничным точкам. Все это нашего хорошего клиента не устраивало, и они стали перебирать возможные пути решения данной проблемы. Проанализировав все варианты, было принято решение интегрировать все обучающие материалы в 1С. В этой статье мы и рассмотрим, как это было реализовано.

Первым делом, мы перевели все файлы с руководствами в другие форматы (PDF, docx, PNG, MP3), чтобы спокойно отразить все иллюстрации. Более того, теперь мы могли записывать голосовые сообщения и даже скринкасты.

Затем, мы создали в 1С новый справочник “обучающие материалы”. Чтобы сохранить возможность группировки файлов по близким темам, справочник был сделан иерархическим.

Пользователь с полными правами или с установленной ролью “добавление и редактирование обучающих материалов” может дополнять справочник новыми элементами. Кроме того, при открытии любого элемента он может прикрепить к нему необходимые файлы в требуемом количестве. Перечень прикрепленных файлов открывается при нажатии на кнопку “Файлы”.

Все добавляемые файлы автоматически загружаются непосредственно в базу 1С, поэтому файлы больших размеров (видео в высоком разрешении, документы с большим количеством иллюстраций) лучше хранить во внешних ресурсах. В частности, этот вопрос можно решить с помощью специальных сервисов, которые предоставляют многие интернет-компании (Google Docs, YouTube и другие). Ссылка на интернет-ресурс сохраняется в одноименном реквизите элемента справочника “Обучающие материалы”, чтобы пользователь при необходимости смог скопировать ее и вставить в адресную строку своего браузера. Хранение файлов в облаке (Яндекс Диск, облако Mail.ru, DropBox и т.д.) в нашем случае неприменимо: одним из важнейших условий было затруднить процесс скачивания файлов пользователями, а подобные сервисы не позволяют ограничить доступ режимом “только для чтения”.

При попытке открыть тот же элемент справочника пользователем, не обладающим расширенными правами, редактировать список файлов он уже не сможет, кнопка “Файлы” будет для него недоступна. Для того, чтобы ознакомиться с прикрепленными к данному элементу материалами, достаточно нажатия на кнопку “Просмотр”. При этом автоматически все соответствующие данному элементу файлы и изображения будут сохранены на жесткий диск локального компьютера пользователя и открыты с помощью 1С или же соответствующих внешних программ. К примеру, для отображения DOCX файла будет использован, вероятнее всего, Microsoft Office Word (при условии, если именно этот программный продукт установлен как приложение для открытия подобных файлов по умолчанию).

При закрытии каждого конкретного элемента справочника система будет сразу же производить попытку удаления соответствующих ему просмотренных временных файлов с компьютера пользователя. Эта процедура максимально повышает трудоемкость задачи копирования прикрепленных файлов и передачи информации за пределы компании.

Вот таким нехитрым способом мы и решили поставленную перед нами задачу. Во-первых, обновлять информацию стало гораздо проще: достаточно внести изменения только в один конкретный файл, относящийся к конкретной главе внутренней документации. Во-вторых, мы сохранили главное преимущество CHM-файлов: возможность структурирования данных для облегчения поиска нужного файла справки. В-третьих, мы таким образом смогли повысить наглядность файлов: теперь вставка скриншота не вызывала таких затруднений, мы могли прикреплять целые скан-версии необходимых документов (к примеру, приказов). В-четвертых, мы решили проблему распространения и потери файлов на розничных точках: теперь администратору достаточно внести новую инструкцию в список уже существующих, а 1С средствами распределенной информационной базы сама обеспечивает перенос этих данных в магазины. В-пятых, открытие небольшого файла занимает гораздо меньше времени, что повышает скорость получения справочной информации. Ну и, наконец, в-шестых, в качестве приятного бонуса, разбиением одного гигантского файла справки на большое количество мелких мы затруднили недобросовестным пользователям процесс хищения информации!

И напоследок позвольте привести здесь отзыв нашего хорошего клиента на получившуюся подсистему:

	“Все получилось очень круто, работает отлично. Проблем нет”.
	Асеев Евгений Сергеевич, управляющий розничной сетью компании Zoki, г. Киров