При открытии нового магазина, после того, как отлажена регистрация продаж и ввод поступлений товароведом, необходимо провести первую инвентаризацию. Она будет отправной точкой для учета остатков.
Наш клиент, магазин продуктов, которому мы установили оборудование, компьютеры и 1С, пригласил меня поучаствовать (точнее понаблюдать и проконтролировать) в первой ревизии с использованием терминала сбора данных.
Надо было посчитать товар во всем магазине, так сказать сделать полную ревизию.
Магазин не очень большой, около 2-х тысяч наименований товаров.
Надо отметить, что от полных «ночных» ревизий и хотели избавится, в пользу коротеньких (по отдельным группам товаров, по отдельным полкам) днём, но в течение недели. Но ждать не хотелось и решено было приложить последнее героическое усилие и ввести начальные остатки за один раз.
Договорились, чтобы все соберёмся вечером в 21:00 и за 2-3 часа управимся (хотя Борис и посмеялся над этим, сказав, что раньше утра я оттуда не уйду).
Естественно, некоторые сотрудники опаздывали. Ну, наконец все собрались, на часах было 22:00, выгрузили товары в ТСД, и приступили к подсчету.
Товары были хаотично разбросаны по полкам, поэтому один и тот же товар считали по несколько раз. Пачки могли стоять в начале, в самой глубине, а иногда вообще на другой полке. Что-то находилось на полу, а в холодильник вообще было страшно заглядывать.
Чтобы хоть как-то повысить эффективность, назначили человека, чтобы тот оперативно подавал товары другому, у которого был сам терминал, чтобы оставалось только отсканировать и ввести количество.
Дело понемногу пошло быстрей, но не совсем. Поэтому поручили третьему сотруднику предварительно расставлять товар, чтобы было сразу понятно, сколько его на полке.
После этого процесс пошёл полным ходом, отлажено и чётко! Сканировали товары на одном стеллаже (или в холодильнике) и тут же загружали их в базу, переходили к следующему, и т.д.
Известно, что люди делятся на тех, кто еще не делает бэкапы и тех, кто уже их делает. Как любой бывалый пользователь, я привык постоянно делать копии важных данных. Поэтому настоял на том, чтобы они скидывали базу из терминала в 1С после каждого объемного стеллажа. Хоть никаких сбоев и не произошло, спокойствие от понимания того, что проделанная работа не будет потеряна стоило того.
Сотрудники магазина сразу оценили преимущества использования ТСД, без него, по их словам, было бы гораздо дольше. Сам я вообще не представляю, как они раньше умудрялись проводить полную ревизию за одну ночь.
Мало того, что нужно посчитать товар. Так ведь потом, нужно еще перемножить на калькуляторе всё количество на цену и вывести суммовой итог.
Правда были и нюансы. Те товары которые ещё не успели (или забыли) ввести в базу — не сканировались (штрихкода-то не было), поэтому их мы откладывали в сторону, попутно забивали в программу (наименование, штрихкод), выгружали их в ТСД и уже сканировали отдельно.
Время шло, темп снижался, все устали и хотели спать. В таком состоянии считать товары и думать очень тяжело. Да и без этой усталости считать столько позиций даже с терминалом, совсем нелегко. Человек просто теряет бдительность и ошибается.
Пошёл уже пятый час (5:00) и после загрузки последних данных с терминала появилась картина, сколько товаров в магазине, и в итоге получили примерные цифры.
Вопрос — почему примерные, а не точные? Даже я, специально поставленный контролировать процесс и показывать, как правильно пользоваться терминалом, не могу гарантировать, что в ревизии нет ни одной ошибки. Вот некоторые причины этого:
- Изначально, товары на полках лежали в относительном беспорядке. Вполне возможно, что некоторые из них забыли просканировать, а что-то просканировали дважды. Если все было бы аккуратно разложено, то и ревизия провелась быстрее, удобнее и без лишних ошибок.
- Цены и штрихкоды на некоторые товары не были указаны. Товары откладывались, считались повторно. Это сбивало ритм процесса, отнимало время и наверняка внесло дополнительные ошибки.
- Долгий и продолжительный подсчёт, тем более в ночное время, ослабляет концентрацию и внимание. Что тоже не сулит ничего хорошего, кроме ошибок.
Вот так, на собственном опыте я убедился, что лучше всего делать маленькие ревизии ежедневно по каким-то определённым позициям или определённым полкам, стеллажам, холодильникам и т.д.
А если даже что-то не сходится, можно легко проанализировать, ошибка ли это подсчёта, ввода документов в программу или действительно что-то было украдено.
