Как показывает печальная практика, любые глобальные изменения в привычной системе происходят всегда неожиданно. Независимо от того, сколько раз об этих изменениях предупреждали. Переход на 3 формат обмена с ЕГАИС это в очередной раз подтвердил, когда многие кинулись обновлять свое программное обеспечение уже даже не в последний момент, а “задним числом”. Как следствие — огромная очередь, упущенные сроки, штрафы. И долгие печальные разговоры о том, как палка государственного регулирования снова воткнулась в колесо торговли.

А на горизонте уже вовсю игриво маячит переход на повальное использование онлайн-ККТ. Мероприятие серьезнейшее, и, учитывая количество предпринимателей, работающих по ЕНВД, работы предстоит много. Дабы не сесть в штрафную лужу, предлагаю ознакомиться всем заинтересованным лицам с тем, как все будет происходить.

Для начала краткое содержание предыдущих серий. В начале прошлого года всеми любимое государство обязало организации, применяющие контрольно-кассовую технику перейти на онлайн режим. Для этого понадобилось проапгрейдить кассовые аппараты, обновить учетные системы, и заключить договоры с операторами фискальных данных. Сразу же был выложен график перехода на новый порядок. Согласно этому графику, начиная с 01.07.2018, предприниматели, работающие по ЕНВД, патенту, спецрежимам, оказывающие услуги, использующие торговые автоматы (читай все те, кого эта беда не коснулась в 2017 году) будут обязаны передавать данные в налоговые органы.

Переход предусматривает 4 основных этапа, о них подробнее.

Обновление техники

Старые добрые Fprint-11 и Fprint-03 уже не годятся. Им нет места в прекрасном новом мире. Для 54-фз подойдет только техника, способная передавать данные в интернеты. Как правило в маркировке таких аппаратов содержится буква Ф (Атол-11Ф, ШТРИХ-М-01-Ф). Вариаций на рынке множество, есть и с Wi-Fi, и с сим-картами, и автономные, и “все в одном” вроде Эвотора. К чему-то надо будет склониться. С ориентировочными ценами и нашим ассортиментом оборудования можно ознакомиться здесь.

Покупать новый кассовый аппарат не обязательно. Можно подновить ту технику, что уже имеется. Для этого ее надо отнести в сервисный центр, где специалисты скажут, можно ли ее вообще обновить, потом сурово покачают головой, и назовут цену, в которую выльется апгрейд. При удачном раскладе аппарат перепрошьют, заменят начинку, прилепят новый шильдик, и установят фискальный накопитель (далее по тексту ФН). Такое обновление не всегда оправдано. Цена модернизации совсем уж древнего аппарата может кусаться, и быть сопоставимой с покупкой нового.

Отдельного упоминания заслуживают ФН. Их существует несколько разновидностей. Различаются по сроку использования, и поддерживаемому формату фискальных данных. По второму пункту лучше не заморачиваться, и сразу брать тот, который поддерживает версию формата 1.05. По первому все несколько интереснее. В федеральном законе есть статья за нумером 4.1, где в пункте 6 рассказывается, кто на какой срок использования ФН вправе рассчитывать. Написано мощно, витиевато. Сам перечитывал раз пять. Если убрать “воду”, все сводится к тому, что в основном будут использоваться ФН сроком на 36 месяцев. Кроме тех, кто торгует подакцизными товарами (у них 12 месяцев), тех, у кого сезонный характер работы (у них 13 месяцев), и тех, кто совмещает режим налогообложения с общим (тоже 13 месяцев).

Договор с ОФД

Чтобы исключить возможные непонимания, расхождения, и прочий плюрализм мнений, было введено такое понятие как ОФД (Оператор фискальных данных). Это организация-посредник между вашим фискальным регистратором и налоговой. Кроме функции передачи данных ОФД занимается также пересылкой электронной версии чека покупателям, и предоставляет кое-какую аналитическую информацию в личном кабинете. Изначально популяция таких организаций была крайне невысокой, и насчитывала всего 5 штук. Со временем список значительно расширился.

Договор с ОФД обойдется примерно в 3000 рублей в год за 1 кассовый аппарат. В плане цены возможны вариации. Некоторые операторы предоставляют тарифы по принципу “чем дольше, тем дешевле”, бывают акции “приведи друга” и прочие неожиданные приятности.

Регистрация кассового аппарата

Новый (модернизированный тоже считается новым) аппарат следует зарегистрировать в налоговой. С введением 54-фз добавилась возможность проделать это через личный кабинет на сайте ФНС. С легкой руки власть имущих, процесс регистрации ориентирован на конечного пользователя, но есть один нюанс. Проверок на возможные ошибки было предусмотрено немного, а вероятность их допущения весьма высока (достаточно ошибиться в одной цифре, или поставить лишний пробел). В результате конечный пользователь имеет серьезные шансы испортить кассовый аппарат, не завершив процедуру регистрации (в профессиональных кругах это называется “сделать кирпич”). Для превращения “кирпича” обратно в ККТ требуется замена ФН, что обойдется еще тысяч в 7. Такая вот клиентоориентированность.

Для доступа к личному кабинету понадобится ключ электронно-цифровой подписи. Очень часто они уже есть у клиентов, и используются для подписания бухгалтерской отчетности. Сгодятся также Джакарты и Рутокены, используемые в ЕГАИС. Если ключа нет от слова совсем, его стоит заранее заказать. Цена вопроса в районе 2000 рублей.

После регистрации ККТ надо добавить в список используемой техники в личном кабинете ОФД, и активировать выбранный тариф.

Обновление учетной системы

Кроме установки свежих драйверов для ККТ, придется также научить учетную систему дружить с ККТ-онлайн. В случае с типовыми конфигурациями 1С все достаточно просто. Накатываем последние обновления, прописываем новое оборудование, и система готова к работе. Это же справедливо и для Фронтола. Как правило такая работа занимает 2-3 часа, в зависимости от количества пропущенных обновлений, скорости компьютера, и толщины канала в интернет.

С доработанными конфигурациями сложнее. Существуют такие, которые переработаны под клиента очень глубоко, и перенос изменений потребует гораздо больше времени и усилий программистов. В этом случае сванговать конечную цену заранее практически невозможно, и работа будет оцениваться индивидуально в каждом случае.

На этом переход на 54-фз заканчивается.

Для кассиров видимых изменений будет минимум, переучивать персонал не придется. Они точно так же будут пробивать чеки, открывать и закрывать кассовые смены. Заметны будут 2 момента — чеки станут значительно длиннее (появится QR-код, добавятся строчки Приход, Возврат прихода и т.д.), и появится возможность отправки электронной копии чека покупателю. Второй пункт достаточно важный, т.к. его неисполнение влечет за собой штраф. В обновленном ПО появится поле, в которое при необходимости можно вбить электронный адрес или телефон покупателя. Отправка электронных писем бесплатная, ее стоимость входит в тариф ОФД. Отправку смс придется оплачивать отдельно.

Для предпринимателей добавится возможность мониторинга касс через личный кабинет ОФД. Просматривать статистику можно и через браузер, и через мобильное приложение. Кроме актуальной информации по выручке, можно просто мониторить активность касс. Периодически это стоит проделывать. Дело в том, что при обновлениях Windows иногда удаляются драйверы портов ККМ. Это приводит к тому, что аппарат работает, чеки пробиваются, но через месяц касса встает колом с ошибкой ФН 235. Весь этот месяц кассовый аппарат накапливает в себе неотправленные чеки и отчеты, но потом блокируется. Чтобы не допустить простоя, стоит иногда обращать на индикатор активности в личном кабинете.

В общем работа предстоит масштабная. К ней стоит подготовиться заранее, не откладывая на последнюю неделю. Плавного вам перехода)