Само понятие «Инвентаризация» часто в нашем сознании ассоциируется с длительным и муторным пересчетом остатков товаров на складе. В это время вся остальная жизнь на предприятии замирает: не приходуется товар, не ведутся продажи, не принимаются заказы. Многие руководители не могут пойти на это. Поэтому либо инвентаризации проводятся очень редко, либо все ежедневные торговые операции продолжают выполняться, но данные при этом пишутся на листочках, чтобы потом их можно было учесть в инвентаризации. (См. также Опыт ночной инвентаризации от первого лица). Потом, разумеется, эти листочки могут потеряться, и вся польза от инвентаризации сходит на нет.
В типовой конфигурации «Управление торговлей 10.3» предполагается, что все данные о товарах будут сведены в одну таблицу, которая будет введена в 1С в табличную часть документа «Инвентаризация товаров на складе». Это накладывает дополнительные ограничения.
Во-первых, ввод данных в 1С должен производиться только на одном компьютере. Иногда это выглядит следующим образом: один ответственный менеджер сидит возле компьютера, а ревизоры по одному подходят к его рабочему месту и говорят: «Синий кабель 100 м», «энергосберегающая лампа 40 Вт 50 шт», «на другой полке завалялись еще 4 лампочки 40 Вт, припиши». В случае, если физически одинаковые товары на складе лежат на разных полках, такие ситуации, требующие приписки, возникают достаточно часто. Но это, в свою очередь, чревато ошибками. Если перечень товаров большой, то найти в нем нужную номенклатурную позицию с требуемой характеристикой достаточно затруднительно. Тогда возможно два варианта: либо добавляем позицию через процедуру подбора, либо добавляем ее вручную. Поскольку подбор номенклатуры часто подвисает, а ревизоры подходят часто и стоят в очереди, многие выбирают второй вариант, и зря. Если к документе «инвентаризация товаров на складе» присутствуют две идентичные строки, то товары спишутся или оприходуются только по 1 из них. Иными словами, у нас есть строка «Джемпер 2 шт, отклонение 1шт» И «Джемпер 5 шт, отклонение 4шт», оприходуется 4 шт товара, а на самом деле должно 5+2-1 = 6!
Кроме того, многие хотели бы снизить нагрузку на этого ответственного и производить ввод данных одновременно на нескольких компьютерах с последующим объединением результатов. С одной стороны, так возникнет меньше ошибок, а с другой — снизится длительность инвентаризации. Но, к сожалению, типовая конфигурация не позволяет им этого сделать.
Для решения этой проблемы нами был разработан модуль «Помощник инвентаризации», при внедрении которого в конфигурацию пользователи могут на основании одного документа инвентаризации создавать множество документов «перечень товаров». Каждый такой документ может быть открыт отдельным пользователем, который будет вносить в него товары по результатам инвентаризации.
Данные могут быть введены с помощью сканера штрихкодов, вручную или с применением процедуры подбора.
По окончании ввода всех данных один пользователь может нажать на кнопку «заполнить по перечням». Система при этом выберет все проведенные документы «перечень товаров», документом-основанием которых является данная инвентаризация товаров. После этого производится аддитивная свертка табличных частей выбранных документов в разрезе номенклатуры, характеристики, серии (если выставлен флаг «учитывать серии») и качества. Получившиеся данные заносятся в инвентаризацию, после предварительного обнуления колонки «Количество».
Таким образом, результаты инвентаризации, проведенной одновременно с нескольких компьютеров, сводятся в единый документ.
