Начало года — идеальное время для свёртки базы
Свертка базы 1С 8.2 — действия, направленные на уменьшение объема базы данных путём компоновки и архивирования данных за прошлый период. Со временем размер базы данных, особенно в крупных организациях, существенно увеличивается.
Со временем размер базы данных, особенно в крупных организациях, увеличивается. Когда база 1С ведется давно и занимает значительный объем, это приводит к замедлению работы.
Свёртка преследует следующие цели:
- Ускорить работу программы
- Сократить размер базы
- Скрыть данные прошлых периодов
- Очистить справочники от неактуальных записей
Предпосылки к уменьшению базы 1С
Причин для свертки информационной базы 1С 8.3 может быть множество:
- большой объем информации на дисках (для файловой БД размер более 10 Гб — критический, в один прекрасный день программа просто не откроется и нужно будет звонить нам:)))
- вследствие большого объема может упасть быстродействие базы данных;
- документы за прошлые периоды «мазолят глаза».
Порой за 3-4 года работы база 1С «вырастает» минимум до 4-5 гигибайт объема.
Для того чтобы избавиться от старых данных и в тоже время не потерять текущие, необходимо произвести свертку базы данных 1С.
В чем помогает свертка
- Ускорить работу программы (Сократив размер базы)
Если вы не планируете увеличивать количество рабочих мест в 1С (и покупать под них новый сервер), но вас не устраивает скорость работы 1С, стоит сделать свертку базы. Это снизит нагрузку на компьютеры. Можно будет отсрочить покупку нового железа для сервера или переход от файловой версии к SQL.
Кроме того огромные базы чаще дают сбой, “падают” и в общем работают весьма ненадежно.
- Скрыть данные прошлых периодов
Свертка — хороший способ скрыть информацию о работе за прошлые годы. Данные будут просто отсутствовать в базе. Это надежнее ограничения прав доступа и паролей.
- Избавиться от неактуальной номенклатуры и других записей
В процессе работы в базе 1С накапливается неиспользуемая номенклатура. Она мешает при оформлении поступлений и реализаций, при выборе товара из списка. Это приводит к ошибкам и пересорту. Кроме того большое количество позиций замедляет выгрузку на автономную кассы, например, во Фронтол,когда вместе с 3 тыс. используемых товаров выгружается ещё 10 тыс. неиспользуемых. Свернув базу, вы избавитесь от старых товаров. Мы вместе со сверткой используем обработку Удаление неактуальной номенклатуры.
- Неудобства работы в свернутой базе
Документы и отчеты за “свернутый период” станут недоступны. Придется иметь отдельную базу за старый период и смотреть историю там, собрать в одном отчете данные за все время уже не получиться.
Как работает свертка
Суть мероприятия следующая: выбирается дата (идеальный вариант — начало года или квартала) к примеру 1 янв 2016. На эту дату делается «снимок» остатков по всем разрезам учета (остатки ТМЦ, взаиморасчеты с покупателями, поставщиками и комиссионерами, остатки по кассам и расчетным счетам), а полученные данные выгружаются в файлы на жестком диске. Затем на основе прежней создается новая информационная база, которая содержит все необходимые справочники (номенклатура, типы цен, единицы измерения, цены, контрагенты и договоры, банки и расчетные счета, склады, кассы, материально-ответственные лица и т.д.) и путем создания соответствующих документов ввода остатков в новую базу вводятся остатки по всем разрезам учета (на основе данных из файлов, сохраненных на жестком диске) на 01.01.2016. Остатки в новой и прежней базах сверяются. Их полное совпадение служит показателем успешности проведенной работы. Если же будут небольшие погрешности, то они легко исправляются «руками».
В итоге существенно увеличивается скорость работы и, что важнее всего, — снижается риск сбоев самой программы 1С:Предприятие.
Как сделать свертку базы?
В идеальном мире свертка делается с помощью специализированных обработок от фирмы 1С, которые есть на диске ИТС как для 1С 7.7, так и для версий 8.2, 8.3. При этом программа создаст документы ввода остатков, пометит на удаление ненужные документы. Справочники можно будет удалить в том случае, если они не будут задействованы в оставшихся документах. Перед тем как проводить свертку базы, нужно восстановить последовательность документов.
Важно помнить, что свертка базы обработкой с диска ИТС может производится только с типовой конфигурацией. Иначе появятся ошибки, которые будут видны не сразу. Если у вас не типовая конфигурация, для свертки базы вам лучше обратиться к опытному специалисту 1С.
Сделать свертку самостоятельно более-менее возможно в бухгалтерии и практически нереально в торговле. И тому есть масса причин, например, может удалиться нужная информация и остаться ненужная. Пользователь при этом даже знать об этом не будет, т.к. не знает как проверить.
Свертка базы 1С:Управление торговлей
Говоря о свертке 1с управление торговлей, нужно упомянуть о проблемах, которые нам часто приходиться решать.
1. Часто в программе используются те регистры, которые не нужны. Например НДС (их там штук 7 регистров). Во-первых из-за них свертка идет дольше, а во-вторых они мешают удалению документов.
2. Если используются партии товаров. В этом случае это тоже не даст удалить ряд документов. Мы можем установить по среднему, или в вводе остатков заменить документ партии на вспомогательный документ — тем самым после перепроведения очистим ссылки на удаленные документы.
3. Взаиморасчеты по документам. Мы можем перезакрыть долги или также на начало ввода остатков повесить все на вспомогательный документ.
4. Есть целая куча регистров сведений (цена, списанные товары, доступ к документам, соответствия при обмене и т.д.), которые «держат» документы и справочники.
5. Стандартное удаление работает долго. А если элементов очень много — то вообще не справляется. Мы разработали свои, более быстрые обработки для удаления ненужных документов.
Стоимость свёртки
Стоимость зависит от сложности вашей конфигурации (розница — дешевле, комплексная — дороже) и объёма данных (стоимость свёртки базы в 3 Гига и 30 Гигов будет различаться).
Чтобы узнать стоимость — оставьте заявку. Мы свяжемся с вами, проанализируем вашу базу и определим окончательную стоимость.
Средний диапазон цен — от 16 000 до 35 000 руб.
Для примера: свертка базы 1С 8.2 бухгалтерия 2.0 за 3 года занимает порядка 2-3 часов. 1С Бухгалтерия 3.0 за 2 года сворачивалась около часа.
Минусы и альтернативы свёртки
Однако, свертка — довольно радикальная операция, которая удаляет данные за предыдущие годы, заменяя их на документы ввода остатков.
Главный недостаток это то, что у вас появляется несколько баз. Например «База 2011-2012» и «База 2013».
И построить один отчет, где будут выведены данные 2012 и 2013 годов не получится. Станут недоступны такие полезные вещи, как анализ продаж товаров перед заказом у поставщика или сравнение, насколько в январе 2013 года определенных товаров продалось больше, чем в январе 2012-го.
Сворачивать базы действительно имеет смысл только в двух случаях:
- если она действительно старая (хотя бы старше 4-5 лет)
- если данные нужно не просто защитить (паролями например), а надежно скрыть (удалив её физически с компьютера)
Во всех остальных случая стоит обратить внимание на альтернативы.
Альтернатива: Отключить неиспользуемые модули
Даже если вы не используете некоторые возможности программы, это не значит, что она не тратит на них ресурсы вашего компьютера.
Таких потенциально ненужных, но ресурсоемких разделов программы не много:
- Контроль доступа на уровне записей
- Учет остатков по организациям (в дополнение к учету остатков по складам)
- Учет данных для книг покупок/продаж при том, что вы формируете их в бухгалтерии
Следующие возможности не используются у некоторых организаций, хотя назвать их ненужными конечно нельзя:
- Расчет себестоимости (для расчета прибыли от продаж, маржи)
- Расчет себестоимости в разрезе партий (при том, что в вашем достаточно расчета «по среднему»)
- Расчеты с клиентами в разрезе расчетных документов
Для примера я провел небольшое исследование. Взял базу фирмы, которая не использует возможности по расчету прибыли. Исходный размер базы — 1.6 Гб. После удаление записей, связанных с расчетом себестоимости размер базы уменьшился до 1 Гб. После удаления всех остальных неиспользуемых таблиц, размер снизился до 0.8 Гб.
Альтернатива: Убрать с глаз долой неактуальную номенклатуру и контрагентов
Производители постоянно обновляют свой товарный ассортимент. Из-за этого в справочнике товаров накапливаются позиции, которые больше никогда не будут продаваться.
Основное неудобство в том, что такие товары
- 1. мешаются в списке у менеджеров, которые оформляют поступление или реализацию. Это увеличивает вероятность ошибок и пересорта.
- 2. выгрузка на автономную кассы (во Фронтол например) происходит медленно. Т.к выгружается не 3000 позиций, которые стоят на полке, а еще 10 000 тех, которые уже несколько лет как не продаются.
- 3. если на кассе не используются штрих-коды и кассир выбирает товар из списка, то большой список также увеличивает вероятность ошибки и пересорта.
Эти конкретные проблемы легко можно убрать и без помощи свертки.
Достаточно добавить реквизит «Архивный» в номенклатуру и автоматически проставить его у тех товаров, по которым нет движений последний год или два.
Дополнительно такой неактуальный товар можно пометить на удаление, переместить в папку «_Корзина» и добавить к наименованию «яяя_», чтобы товар не мешался в поиске по первым буквам.
На этот случай у нас припасена обработка Удаление неактуальной номенклатуры
Альтернатива: увеличить безопасность системы
Если данные нужно скрыть, то можно использовать некоторые уловки (например, разместить рабочую базу не в своем офисе, а на удаленном сервере. Возможно даже в другой стране. А для проверяющих подготовить локальную белую и пушистую базу). Но свернуть базу конечно проще.
В случае, если защититься нужно от своих сотрудников, то на помощь придет SQL-сервер и чёткая система доступа.
Альтернатива: увеличить мощность сервера
1С 8 совместно с SQL-сервером способна нормально работать с базами огромного размера. База в 20-50 ГБ это вообще не проблема, при условии достаточно мощного компьютера.