Каждый год я наблюдаю одну и туже картину — множество организаций вытаскивает своих сотрудников из сонного царства новогодних каникул на мега-ревизию, призванную раз и навсегда навести порядок на складе.

Чтобы немного облегчить их страдания, а если повезет, то и вовсе избавить от такого веселья, я постарался собрать в одну кучу все рекомендации, которые я могу дать по такому случаю.

Материала получилось много, поэтому, чтобы еще больше не увеличивать его размер — выкладываю в виде последовательности утверждений. (См. также 3 совета по уменьшению воровства в магазине).

• Ревизия — это контрольная точка, отражающая
  • насколько аккуратно (правильно) ведется учет остатков в программе
  • наличие хищений
• Задачи ревизии
  1. Определить отклонение фактического наличия от учетного
  2. Найти причины отклонений (неправильно внесен приход, забыли сделать перемещение, пересорт в реализации, воровство)
  3. Изменить работу организации, чтобы устранить причины
  4. Привести учетное количество в соответствие фактическому (списать недостачу, оприходовать излишки)
  5. Получить подпись МОЛ под результатами пересчета

• Нет смысла делать ревизию без поиска и устранения причин отклонений.
  • В этом случае учет, начатый с чистого листа быстро превращается в то же самое, что было до тотальной инвентаризации.
  • Причины могут быть разные
    • неаккуратная работа пользователей с документами. Иными словами, документы, введенные в программу не отражают реальных движений товара
      • менеджер по ошибке ввел в документ не тот товар, который отдал покупателю
      • товар на другой склад передали, а перемещение сделать забыли
      • товар забрал сервисный центр (и забыл вернуть)
      • при поступлении товар был заприходован неправильно (ошибка в количестве или наименовании)
      • предыдущая инвентаризация была проведена с ошибками (забыли посчитать товар запрятанный в глубине полки)
      • менеджер товар отдал клиенту, накладную обещал внесет потом
      • или наоборот, накладную провел, товар еще лежит на полке — зарезервировал так хитро, чтобы никто другой продать не смог.
      • погрешность тары по весовым товарам, усушка, «колдовство» сотрудников на фасовке
      • не работал компьютер кассира, отпуск шел по старинке (без регистрации в компьютере)
    • воровство
• Если честно, большая часть ошибок делается самим товароведом и менеджерами по продажам.
• Не переоценивайте полезность большой ревизии
• Слишком много отклонений. Поэтому невозможно вдумчиво определить причину каждого из них.
• Слишком много ошибок. Когда ревизия делается ночью или в праздники, аврально и в суматохе — качество подсчета товаров оставляет желать лучшего.
• Но, как первая, отправная точка после длительного периода хаоса в учете — использовать можно
• Хотите сделать большую ревизию — не проблема, делайте! Но, через неделю посчитайте ту группу, где отклонений было больше всего. Обязательно потратьте время на поиск причин. Не найдете — пишите «неизвестно». Через неделю — повторите. Пересчитывайте её до тех пор, пока все не станет идеально.
• Чем меньше интервал между инвентаризациями, тем легче определить причину отклонений
  • Если проводить большие ревизии (с закрытием магазина) с интервалом в полгода и больше — концов не найдешь.
  • Если маленькие (отдельную небольшую группу товаров) еженедельно — легко.
• Все сложнее с течением времени определить природу возникновения отклонения. Никто уже не сможет вспомнить возник ли он по причине пересортицы, или из-за того, что отгрузили сок апельсиновый вместо яблочного, или забыли ввести приходную накладную, или же продавцы в торговом зале отдавали покупателям дешевый сыр, наклеивая на него этикетку дорогого.
• Чем больше отклонений — тем меньше должен быть период проверки
  • Если система еще не налажена и фактические остатки часто не соответствуют учетным — проводить ревизии нужно чаще (вплоть до ежедневного подсчета одной и той же группы)
  • Если у вас все в порядке, и отклонения редкость — считайте реже. Но не реже полугода.

• Чем больше отклонений, тем меньше должно быть количество пересчитываемого товара
  • разберитесь окончательно с одной проблемной группой, потом будете считать остальные. Если понадобится, пересчитывайте ежедневно, но найдите и исправьте причины отклонений

• По каждому отклонению составляйте краткий письменный комментарий — украли, пересорт, неизвестно
  • Это поможет при следующей инвентаризации быстрее восстановить картину.

• Регулярные небольшие пересчеты отдельных групп товаров я называю «ревизией по скользящему графику»
• Часто слышу: У нас не получится использовать пересчеты по скользящему графику
  • У нас своя специфика: Коробки на складе, товар на витрине. Ходить, искать его по группам невозможно.
    • Возможно, но сначала нужно немного постараться. Потихоньку, маленькими порциями, заставляя кладовщиков расставлять товар по своим местам, а не бросая где-попало. И все получится.
  • У нас продажи с 8:00 до 20:00, а товароведа с 9:00 до 18:00 работает. И закрыть отгрузку днем мы не можем.
    • Давно отработаны методики подсчета без прерывания отгрузок и поступлений. Там тоже не все идеально, но вполне практично и применимо.
    • В крайнем случае можно и для товароведа скользящий график работы ввести.

• Важное условие проведения инвентаризаций по скользящему графику — обязательный контроль со стороны руководителя организации
  • Он должен требовать регулярный отчет о проведении ревизии. Например ежемесячно. Сколько за этот период успели проинспектировать товаров — за столько и отчитались.
  • Содержимое отчета:
    • За период посчитано N позиций, M — номенклатурных групп (K% от всего склада)
    • По каждому отклонению:
      • Товар, цена, факт, учет, причина, срок с предыдущего пересчета и его результаты.
    • Итоговые суммы недостачи/излишков.

• Еще более важно, чтобы руководитель с пониманием отнесся к первым отклонениям
  • Большая причина ошибок не в воровстве, а в неаккуратной работе с программой. Т.е. в первую очередь в работе тех людей, которые вводят поступления от поставщиков, перемещения, продажи. И которые в итоге и проводят инвентаризацию.
  • Если они будут бояться показать результаты директору — будут стряпать ему идеальные отчеты (без отклонений) в Экселе или всячески саботировать и затягивать процесс.
  • В конце-концов, когда в программе все будет вестись правильно, ревизия будет выявлять именно факты воровства. Поначалу же — в основном это ошибки в учете.

• Менять в отчете руководителю ничего нельзя.
  • Пусть показывают те цифры, которые есть.
  • Если руководитель не работает в 1С, можно защитить формируемые для него отчеты в 1С от изменений (не давать редактировать или сохранять в Excel), разрешая только вывод на принтер.

• Старайтесь сделать проведение инвентаризации легким, простым, понятным делом. Ревизия не должна быть подвигом, это обычное регулярное дело. И чем оно проще — тем лучше.
  • Для этого должны использоваться штрих-коды. Печать бланка инвентаризации на бумаге и внесение туда остатков ручкой — прошлый век. Допускается множество ошибок, а сам процесс записи в бумажку и последующего переноса в компьютер ужасен.
    • Если штрих-коды и так используются на кассе — отлично.
    • Если нет — их можно легко печатать на ценниках и использовать только для инвентаризации. На кассе пробивать по старинке (особенно это касается строительных материалов. Там есть определенные проблемы с габаритным и «чёрным» товаром, который нельзя поднести к кассе — ванны, коробки с плиткой, мешки сухих смесей, листы гипсокартона и т.п.)
    • Если ценник нельзя разместить у всего товара — не беда. Используйте штрих-код там, где можно.Если это будет 40% товара — отлично. Значит ревизия будет проводится почти на треть быстрее и качественнее.
  • Во время ревизии можно использовать ТСД или небольшие ноутбуки со сканером. У обоих методов есть свои плюсы и минусы, есть о чем подумать. Но в любом случае лучше бумаги на порядок.

• Поиск причин отклонений в 1С тоже дело не тривиальное. Нужно хорошо уметь работать с отчетами и шевелить мозгами.
  • МОЛ расписывается в ведомости за пересчитанные в ходе инвентаризации остатки. От этого и пляшем при поиске причин отклонения. Месяц назад считали — было 10 штук (вот ведомость), за месяц пришло еще 10, продали 15. Должно остаться 5, по факту 4.
  • Проверим накладные на поступление, опросим менеджеров — не отпустили ли чего без документов, поищем на полках (не завалялся ли товар). Если ничего не нашли — сделаем заметку, спишем товар. При следующей ревизии и заметку и факт предыдущего списания должно быть хорошо видно.
  • Этот процесс в 1С также реализован не просто, но ничего не мешает его сделать таким, как надо. Наработки есть.

• Привести остатки в программе к фактическим остаткам тоже бывает непросто
  • Если сделать как положено документы оприходования и списания, а потом залезть в заднее число и поправить документ — остатки поедут. Восстановление последовательности здесь не помогает. Нужно вручную перезаполнить инвентаризацию и ввести документы оприходования/списания заново. Эти сложности приводят к новым ошибкам.
  • Особенно это актуально при проведении первых ревизий. Когда процесс только налаживается.
  • Для таких случаем тоже есть соответствующие наработки:
    • остатки на складе корректируются самим документом «Инвентаризация» в момент проведения.
    • при этом автоматически перепроводятся ранее введенные инвентаризации, чтобы выйти на правильные остатки.
• Нужно одновременно учитывать два момента — первое — то, что инвентаризация действительно довольно сложное дело (по факту — не каждый бухгалтер самостоятельно справляется с этой задачей) и вызывает объективные трудности. Второе, что зачастую некоторые люди сознательно не дают наладить нормальную работу дабы ловить рыбу в мутной воде. Им может быть выгодна неразбериха и не в их интересах помогать наводить порядок на складе. Руководителю важно выяснить истинные причины и последовательно добиваться их устранения. Также нужно рассмотреть вопрос об амнистии тех сотрудников, которые пользовались ситуацией. Можно дать им возможность выйти из неприятной ситуации и продолжить работать в компании. Да — склад не велся, да — воровали. Давайте старые убытки зафиксируем, не будем искать виноватых, но сделаем всё, в будущем их не допускать.
• Запрещать или нет торговлю «в минус»?
  • Разрешить — значит позволить продавцам допускать ошибки при оформлении документов
  • Запретить — значит создать трудности совершения покупки очередным покупателем
  • Вариант, который учитывает плюсы и минусы обоих решений — разрешить продавать в минус, но регистрировать все такие случаи, требовать поиска причин и включать их в регулярный отчет руководителю.

Проводить инвентаризацию гораздо удобнее с терминалом сбора данных. Нет ТСД? — Возьмите в аренду.