Как один отдельный кирпич в стене не сильно влияет на прочность всего здания, так и ведение кассы магазина само по себе не даёт вам каких-то явных глобальных преимуществ. Если кирпич вытащить — стена не рухнет.

Касса это и есть такой небольшой кирпич. Один из многих. Сам по себе незначительный и совершенно неинтересный. Но вместе с другими создающий целостную, работающую систему.

Построить здание без кирпичей не удаётся.

Например, главное условия ведения остатков товаров в 1С заключается в том, чтобы все реальные движения товара были в точности отражены в программе.

Одно таких из движений — продажи за день. Если кассир все сделал правильно, то в документе «Отчет о розничных продажах» должен быть перечень всех товаров, проданных за смену. Но как быть уверенным в том, что всё внесено правильно?

Один из вариантов — требовать с кассира сверять сумму продаж по компьютеру с реально полученной за смену выручкой. Как выполняет это требование кассир? В лучшем случае, смотрит на итоговую сумму документа, который появляется на экране при закрытии смены.

Работа без ведения кассы возможна, но целостным и полным учет не будет.

Сумма этого документа должа быть сверена с суммой наличных в кассе. Но в ней, кроме поступления наличных, отражена также оплата банковскими картами, бонусами или подарочными сертификатами. Остаток в кассе тоже редко совпадает с полученной за день выручкой — там и остатки с предыдущего дня, и поступления разменных денег, и изъятия наличных в центральный офис. Т.е. чтобы выполнить ваше требование, кассиру необходимо приложить усилия. Учитывая, что все происходит в конце смены, когда уже так хочется побыстрей сбежать домой, кассир в итоге вообще ничего не сверяет.

Это приводится к тому, продажи вообще не сверяются и по разным причинам отличаются от реальных. Что вносит свою небольшую долю отклонений в результаты инвентаризации.

Ведение кассы — это как раз тот рычаг, который может заставить кассира нормально проверять документы в программе. Вы требуете с кассира лишь того, чтобы сумма наличных в кассе совпадала с суммой остатка в отчете по кассе.

Пример отчета

Пример отчета по кассе

Сокращения и термины

Перед тем, как перейти к описанию работы с программы, ознакомьютесь с терминами, которые там используются:

  • ДС — денежные средства
  • Статья ДДС — статья движений денежных средств.
    • Используется для отчетов: «Движения денежных средств», «Ежедневный отчет кассира»
  • Статья затрат
    • Используется для группировки в отчетах по затратам: «Затраты», «Структура оборотных средств»
    • Отличия статьи затрат от статьи ДДС описаны ниже
  • РКО — расходный кассовый ордер
  • ПКО — приходный кассовый ордер

Отличие статьи затрат от статьи ДДС

  • Не все движения ДС являются затратами
    • Например «Перемещение ДС», «Внесение размена», «Сдача выручки в офис» отражаются в отчете по движениями, но не являются затратами.
  • Не все статьи затрат являются движениями ДС.
    • Например, если мы учитываем затраты на з/п методом начисления, то факт затрат фиксируются в момент начисления (которое производится в конце месяца), а не выплаты денег (которая производится в начале следующего). Т.е. при проведении начисления — затраты есть, движений ДС — нет.
    • Оплата поставщику за товары не считается затратами, т.к. эта сумма, будет учтена при расчете маржи от продажи.
    • Списание брака или недостачи по ревизии это затраты, но движений денежных средств не происходит.

Отражение конкретных операций

Ведение кассы не дает явных преимуществ — это небольшой кирпич в стене вашего дома. Если кирпич вытащить — стена не рухнет. Но дом без кирпичей не построить. Работа без учета кассы возможна, но целостным и полным учет не будет.

Розничная выручка

  • Это сумма наличных денег, полученная от торговли в розницу.
  • Движения по кассе создаются автоматически при проведении документа «Отчет о розничных продажах». В отчете по движениям отражается по статье ДДС «Розничная выручка»

Выемка ДС (инкассация)

  • В конце дня сумма изымается из кассы и передается в центральный офис или банк.
  • В зависимости от того, что происходит с деньгами дальше, необходимо делать следующее:
  • Если деньги передаются в кассу, по которой тоже ведется учет
    • Сделать документ «Внутреннее перемещение ДС»
    • Отправитель — «Магазин», получатель — «центральная касса»
    • Деньги спишутся с кассы магазина, оприходуются в кассу получатель
  • Если деньги дальше не учитываются (например ведется остатки в кассе магазина, но не ведутся остатки денег предпринимателя)
    • Необходимо сделать РКО с типом «Прочий расход денежных средств»
    • Выбрать статью движения «Сдано в офис» (создать её самостоятельно)
  • Если деньги сдаются в банк
    • Сделать РКО
    • Тип операции — «Взнос наличными в банк»
    • Выбрать расчетный счет, на который будут зачислены деньги
    • Выбрать соответствующую статью ДДС

Внесение в кассу на размен

  • Проводится аналогично инкассации, только вместо РКО делает ПКО.

Оплата поставщику

  • Сделать РКО с типом «Оплата поставщику»
  • В поле «Контрагент» выбрать поставщика
  • В поле «Комментарий» описать, за что отданы деньги

Прием оплаты от покупателя

  • Проводится, только если покупатель получил товар по документу «Реализация товаров и услуг».
  • Сделать ПКО с типом «Оплата от покупателя» (можно вводом на основании реализации)
  • В поле «Контрагент» выбрать поставщика
  • В поле «Комментарий» описать, за что получены деньги

Отражение недостачи по кассе

  • Недостача возникает, если сумма наличных в кассе меньше остатка по отчету. Часто, например, бывают отклонения на незначительные суммы от неправильно выданной сдачи.
  • Необходимо сделать документ РКО (если вышла недостача) или ПКО (если излишек)
    • Если эта сумма возмещается продавцом
      • выбрать тип операции «Оплата поставщику»
      • в качестве контрагента выбрать продавца
      • статья ДДС — недостача по касса
      • сумму недостач за месяц можно увидеть в отчете «Движения ДС»
    • Если задолженность не вешается на продавца, а отражается как прочие затраты
      • выбрать тип операции «Прочие расходы»
      • выбрать статью ДДС — «недостача по кассе»
      • выбрать статью затрат — «недостача по кассе»
      • сумму недостач за месяц можно увидеть в отчете «Затраты»

Прочие мелкие расходы (вода, канцелярия и т.п.)

  • Вид операции — прочий расход ДС
    • Поле «Статья движения ДС» — выбрать вид движения (вода, аренда, з/п)
      • Поле «Статью затрат» — выбрать то же самое, только из затрат (вода, аренда, з/п)

Отчеты по кассе

Начать ведение остатков в магазине необходимо с требования к продавцам ежедневно распечатывать «Ежедневный отчет кассира», который должен сходится с реальными наличными в их кассе. Это обяжет их внимательно относится к кассе и регистрировать все движения по ней. Для этого им необходимо вводить всего два вида документов:

  • РКО при выдаче денег из кассы
  • ПКО — при получении денег (размен или от покупателя)

Ежедневный отчет кассира

  • Данный отчет — наша разработка, которую можно подключить к вашей программе. Свяжитесь с нами, чтобы получить её.
  • Отчет служит заменой кассового журнала, который вы возможно еще ведете вручную.

Ежедневный отчет кассира

Ведомость по денежным средствам

  • Пункт меню: «Отчеты / Денежные средства / Ведомость по денежным средствам»
  • По каждой кассе показывает приход, расход, начальный и конечный остаток ден. средств.
  • Как и любой другой стандартный отчет 1С, может быть выведен в различном виде, в зависимости от настроек (могут быть изменены группировка строк и колонок, отбор, показатели)

Ведомость по денежным средствам

Движения денежных средств

  • Пункт меню: «Отчеты / Денежные средства / Движения денежных средств»
  • Показывает движения денег по статьям за выбранный период.
  • Отчет также можно привести в любую необходимую вам форму с помощью настроек

Движения денежных средств

Популярные товары

4 Комментария к “Учет наличных в кассе магазина в 1С: Управление торговлей 10.3”

  • Отчет кассира который вы рекомендуете относительно удобная штука, но в ней не хватает чего-то а чго именно пока не могу объяснить, вы его дорабатываете или это уже готвоый продукт?

    • Добрый день. Да, любое решение на нашем сайте можно доработать, более того большая часть клиентов дорабатывает купленные решения под требования своего бизнеса.

  • Читаю,читаю…толком ничего не понятно.у меня такая ситуация:не так давно я работаю в магазине разливного пива,точнее в баре…все операции по приемке товара,внесение его в 1С,продажи,расчет с покупателями ведёт один человек.а точнее,я и мой коллега.и тут у руководства возникла идея закрыть нам остатки товаров(видимо,опасаются воровства)я не понимаю,насколько это отразиться на нашей работе.ведь в принципе,лично мне эти остатки нужны для самоконтроля,потому,что когда вносишь товар в компьютер,бывает такое,что ошибаешься,тем более когда идёт клиентский поток.а теперь, получается,мне предлагают работать вслепую.и как донести до начальства,что знание остатков не даёт каких то способов воровства.или я что то не понимаю,так как я в 1с новичок.

    • Добрый день! Знание сколько осталось товара нужно не только для профилактики воровства но и для получения более точных цифр. Эти цифры например дадут возможность руководству понять что продаётся хорошо, а что остается в неликвидах и тд.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *