Большое количество предприятий ведет учет хозяйственной деятельности и создают документы для оформления сделок в учетной системе. Обычно бухгалтерия распечатывает, подписывает бумажные документы, отправляя их почтой или курьером. Или же наоборот, получает от контрагента, визирует и возвращает подписанные документы.

Электронный документооборот(ЭДО) — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО.

Электронный документ(ЭД) — это электронный документ, заверенный электронной подписью. Этот документ не нужно распечатывать и заверять настоящей подписью и печатью, так как  юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде.

Документооборот — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Электронный документооборот происходит через систему оператора ЭДО, одобренного ФНС РФ.

Виды электронного документооборота:

• производственный документооборот;
• управленческий документооборот;
• архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);
• кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);
• бухгалтерский документооборот;
• складской документооборот;
• секретное и конфиденциальное делопроизводство;
• технический и технологический документооборот;

Систем документооборота может быть огромное количество, т.к. существует много видов деятельности.

Преимущества электронного документооборота над бумажным:

• Экономия времени: сотрудники компании затрачивают мало времени на поиски бумажных документов. При помощи центральной базы данных, каждый день  копируются резервные копии документов, вследствие чему исключается возможность того, что документ будет бесповоротно утерян, если его оставят в самолёте, ненароком или сознательно аннулируют или же просто исчезнет в офисном беспорядке. Абсолютно исключается трата времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своем месте.
• Куда адекватное использование физического пространства и техники: драгоценные квадратные метры, использующиеся лишними серверами и другими устройствами для хранения документов могут быть высвобождены. В зависимости от статуса и актуальности информации, документы и файлы могут безопасно уничтожаться по истечении срока их хранения. Управление данными не только помогает соответствовать корпоративным нормам, но и способствует более адекватному использованию места для хранения.
• Улучшение прозрачности внутренней работы предприятия: СЭД (системы электронного документооборота) позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. В нагрузку к этому, СЭД дает возможность моментально и  без усилий получить не только интересующий файл, но также и полный отчёт о том, кто его создал, кто имел к нему доступ и кто его редактировал.
• Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками. К примеру, достаточно лишь одного щелчка мыши, чтобы вызвать все необходимые документы, которые содержат требования, связанные с различными типами взаимоотношений между организацией и внешними субъектами.
• Больше свободы в отношении физического местонахождения сотрудников: благодаря широким возможностям электронного доступа и коммуникаций, сотрудники имеют возможность работать удаленно. И даже располагаясь в одном и том же географическом месте, сотрудникам больше не потребуется дожидаться, пока бумажные копии файлов будут перенаправляться из другого офиса.
• Увеличение безопасности информации и документов: как уже говорилось, основная база данных позволяет производить резервные копии документов, вследствие чего снижается риск случайной или намеренной утрате файлов. При этом, затрачивается меньше времени  на поиски нужного документа, если его местонахождение по какой-то причине изменилось.
• Уменьшение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: бумажные документы, которые отправляются между отделами или поставщиками, могут направляться в электронном виде.
• Повышение уровня удовлетворенности сотрудников и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса. Освобождение сотрудников от таких, часто скучных задач, как обработка накладных, позволяет им проявить себя в другой деятельности. В то же время, руководители отделов получают больше возможностей контролировать работу своих подчинённых. В итоге, некоторые организации могут заметить, что сэкономленные средства предоставляют возможность им выйти на новый бизнес-уровень.

Настройка ЭДО на примере Бухгалтерии ред. 3.0

Перед началом настройки нужно убедиться в следующем:

• Программа 1С имеет актуальный релиз;
• Есть действующий договор с ИТС;
• Есть логин и пароль интернет-поддержки 1С (http://login.1c.ru)
• Установлена на компьютере программа  криптопровайдер (КриптоПро или Випнет) и есть электронный ключ;
• В карточках организации и контрагентов, с которыми будет осуществляться обмен документами заполнены правильно поля: Название, ИНН/КПП, Адрес(обязательно по классификатору), Телефон, Код налогового органа

В разделе “Администрирование” на вкладке “Обмен электронными документами” должны быть установлены галочки на “Электронные подписи” и “Сервисы ЭДО”:

Теперь нужно зайти в “Настройки электронной подписи и шифрования” и убедится, что добавлена наша программа криптографии. Ниже пример не установленной программы:

А вот так должно выглядеть меню с установленной Crypto -Pro:

Теперь необходимо зарегистрироваться в системе 1С-ЭДО (1С-Такском). Для этого перейдем по гиперссылке “Подключиться к сервису 1С-ЭДО” или “Подключиться к сервису 1С -Такском”

Открывается новое окно “Помощник подключения к сервису 1С — ЭДО” , необходимо заполнить следующие поля:

• Организация;
• Сертификат (выбрать сертификат установленный на компьютере);
• Получить уникальный идентификатор участника ЭДО (если первый раз регистрируемся);
• Оператор ЭДО — ООО “Тензор”;
• Юридический адрес;
• Код налогового органа;
• E-mail для уведомлений (по желанию);

Далее система предложит подключиться к интернет — поддержке (надо будет ввести логин и пароль интернет — поддержки) и при запросе пин-код контейнера ключа подписи, после чего нажать “Создать заявку”. В новом окне внимательно проверяем реквизиты регистрируемой организации. При необходимости данные можно подредактировать. После нажатия на кнопку “Отправить” начнется процесс регистрации участника электронного документооборота. После завершения таймера обратного отсчета на форме отобразится присвоенный уникальный Идентификатор организации. После получения идентификатора нажмите “ОК” откроется форма созданного профиля настроек эдо по зарегистрированной организации. Здесь можно нажать на “Тест профиля настроек” тем самым проверить доступность сервиса. После нажатия на кнопку “Записать и закрыть” будет предложено отправить приглашение на ЭДО вашему контрагенту.

Цены на электронный документооборот

ЭДО в решениях 1С	Тариф “Тестовый”	Тариф   “Старт ЭДО”	Тариф “ИТС Техно”	Тариф “ИТС Проф”
Стоимость в месяц	Бесплатно	250 руб	1253 руб	2966 руб
Лицензия на использование ЭДО	✔️	✔️	✔️	✔️
Льготный пакет сообщений	❌	20	50	100
Исходящие сообщения	90 дней бесплатно	10 рублей	10 рублей	10 рублей
Входящие сообщения	90 дней бесплатно	Бесплатно	Бесплатно	Бесплатно
Квалифицированные электронные подписи	❌	2 шт.	❌	2 шт.
ПОЛЕЗНО ПРИ РАБОТЕ С ЭДО
Автозаполнение реквизитов контрагентов	❌	20 обращений	❌	7200 обращений
Сверка книг покупок и продаж с контрагентом	❌	❌	✔️	✔️
Сдача регламентированной отчетности	❌	1 юр. лицо или ИП (только ФНС)	❌	1 юр. лицо или ИП
Резервное копирование на серверах 1С	❌	❌	❌	✔️
Удаленный доступ к базам 1С	❌	❌	❌	✔️
Техподдержка сервиса 1С-ЭДО от вендора	✔️	✔️	✔️	✔️
Прямой обмен с банками	✔️	✔️	✔️	✔️
Информационная система ИТС	✔️	✔️	✔️	✔️

Сравнение 1С-ЭДО и 1С-Такском

Функционал 1С-ЭДО и 1С Такском одинаковый, различаются лишь разным количеством поддерживаемых операторов роуминга.

1С-Такском поддерживает следующих операторов ЭДО для подключения роуминга через оператора “Такском”:

• ТаксНет (Транскрипт)
• НТЦ СТЭК
• Компания «Тензор» (Сбис++)
• СКБ Контур (Диадок)
• ЗАО НУЦ
• Криптэкс
• ДИРЕКТУМ (Synerdocs)
• ОАО НИИАС
• КОРУС Консалтинг

1С ЭДО, пользователи подключенные к оператору ЗАО “Калуга Астрал” имеют возможность настроить роуминг с двумя лишь операторами:

• СКБ Контур
• АО НИИАС

Роуминг ЭДО — роуминг между операторами обмена электронными документами — это специально разработанная технология, позволяющая отправлять электронные документы даже тем контрагентам, которые подключены не к вашему оператору обмена.