Наиболее распространенная причина, побуждающая владельцев приобретать программы для учета — желание обезопасить свой бизнес от воровства со стороны персонала.

Деньги слишком тяжело зарабатываются, чтобы позволить забирать их нечистоплотному продавцу.

Программа действительно является здесь хорошим подспорьем, но в конечном счете, все зависит не от программы, а от правильности её использования.

Если рассматривать крайности, то самая наилучшая программа не поможет, если вносить в неё некорректные данные.

С другой стороны, знающий бухгалтер вполне сможет контролировать магазин с помощью журнала и калькулятора.

Я около десяти лет занимаюсь автоматизацией торговли и за это время вывел три основных совета, помогающих защитить свои деньги от вороватых сотрудников.

Совет №1: Официально оформляйте материальную ответственность

Общий бардак и отсутствие порядка подталкивают продавцов в воровству. Рука сама тянется взять то, что плохо лежит.

Поэтому важно отладить четкую систему учета и создать атмосферу ответственности. 

Для этого необходимо заключить с каждым сотрудником договор о материальной ответственности.

В случае, если продавца уличат в воровстве, то для работы полиции и суда понадобятся улики.

Из улик должно явно следовать, что продавец получил под свою ответственность товар, не продавал его, но в момент инвентаризации товара обнаружено не было.

Для этого необходимо заверять подписью продавца каждый документ, влияющий на товародвижения:

• результаты инвентаризации (текущая и предыдущая)
• поступление товаров (от поставщиков или других отделов)
• прочие движения (списание, передача в другие магазины)
• отчет о продаже товаров за смену

Если последний пункт выполнить не реально, для доказательства факта воровства в суде необходимо будет предоставить:

• Товарный отчет по форме ТОРГ-29. Для этого необходимо вести суммовой учет остатков.
• Или контрольную ленту из фискального регистратора, на основании которой можно сделать вывод, что недостающий товар действительно не был продан.

Эти данные также не всегда имеется возможность подготовить, поэтому важно не доводить дело до суда, а выявлять мошенников на начальном этапе.

Совет №2: Проводите ревизии ежемесячно

Основная ошибка большинства магазинов — проведение слишком редких ревизий. Многие считают, что проводить её один раз в год — достаточно. Это не так, год и даже полгода слишком большой срок.

• Во-первых, за год сотрудники могут неоднократно поменяться и даже если недостача будет выявлена, предъявить её будет некому.
• Во-вторых, разобраться за год, что действительно украдено, а что результат учетной ошибки практически невозможно. В этом случае список недостач и излишков представляет собой кашу размером в десяток страниц. Доверия такая инвентаризация не вызывает, а значит предъявить материальные претензии также будет нельзя.
• Ну и в-третьих, ущерб, нанесенный за такой период, может стать непозволительно большим.

Ревизии и правильный учет остатков в программе — это основной инструмент выявления воровства.

Месяц — это максимальный период проведения ревизий. Можно делать их гораздо чаще. В некоторых магазинах полные ревизии проводятся после каждой смены.

Для этого:

• проводите не полные, а частичные ревизии по отдельным группам товаров
• если у вас используются штрих-коды, приобретите терминал сбора данных или беспроводной сканер штрих-кода. Эти устройства помогут проводить инвентаризацию в три-четыре раза быстрее.

Результаты первых ревизий обычно не очень обнадеживают. Список недостач и излишком обычно очень большой и содержит множество нелепиц. Товар пропадает или находится в таких количествах, которые физически невозможно вынести.

Обычная реакция пользователей на такие результаты это паника, обвинение программы в неправильном подсчете или требование сделать результаты красивыми.

Видимо этим шоком и можно объяснить дальнейшее нежелание некоторых пользователей регулярно работать с инвентаризациями.

На самом деле единственная правильная стратегия здесь — смириться с тем, что нельзя сделать все идеально с первого раза, засучить рукава и приступить к поиску и устранению ошибок.

Если планомерно заниматься этим, то со временем (к третьей-четвертой ревизии), ситуация войдет в норму, и результатам инвентаризации можно будет доверять.

Совет №3: Защищайте кассу

Основной мошеннический интерес продавца на кассе, конечно наличные деньги.

Самый простой способ — положить полученные с покупателя деньги себе в карман, не пробивая чек на компьютере. Недостача при инвентаризации обязательно вылезет, но это будет потом и платить будут все сотрудники, а деньги уже здесь и у него.

Основные приемы воровства на кассе:

• не пробить чек при оформлении покупки
• уменьшить сумму чека (отменить чек (иногда просто выключив компьютер), отменить строку или уменьшить количество)
• провести скидку после ухода покупателя
• оформить возврат, потом пробить покупку еще раз со скидкой.

Для борьбы с мошенничеством на кассе, во-первых необходимо ввести строжайшее правило о выдаче чека каждому покупателю. Несмотря на простоту и очевидность этого требования, многие владельцы спокойно относятся к тому, что их продавцы вносят чеки после того, как покупатель уйдет.

Следующим шагом становится запрет основной массе продавцов на проведение операций, уменьшающих сумму чека. Для этих целей выделяется отдельный доверенный администратор. Для небольших магазинов, выходом будет ведение программного журнала всех подозрительных операций.

Следует также подключить к контролю самих покупателей. Если доступ на уменьшение суммы чека ограничен или ведется журнал, продавец может не пробивать покупку вообще. В этом случае на кассе ставят табло покупателя или размещают монитор таким образом, чтобы покупатель мог наблюдать оформление покупки.

В некоторых магазинах идут дальше и размещают объявление «Если вам не выдали чек, покупка за счет заведения».

Если речь идет о покупке товаров длительного использования, на которую распространяется гарантия, покупатели уже сами требуют чеки. Не стоит отказывать им в этом и позволять продавцу оформлять гарантию от руки. Текст гарантии вполне можно разместить на чеке и оформлять его на компьютере.