Электронный обмен данными (EDI) Новый "ЭДО"?

Содержание

Наши популярные товары:

Что такое EDI?

EDI – это технология автоматизированного обмена электронными сообщениями в стандартизированных форматах между бизнес-партнерами.

Очень похоже на старую версию ЭДО. Разбираемся

При этом документы, имеющие в изначальном («человеческом») виде удобную и специфическую для каждой фирмы форму, прозрачно передаются между различными партнерами в стандартном «электронном» формате (при помощи конвертора (на входе) и деконвертора (на выходе соответственно)).

Технология гарантирует как правильность конвертации данных, так и саму доставку сообщений адресатам и последовательность доставки сообщений. При этом обеспечиваются достоверность и конфиденциальность передаваемой информации.

В классическом виде EDI предполагает полностью автоматизированное взаимодействие между информационными системами партнеров, исключая участие человека. Каждая сторона может выступать как отправитель, так и получатель сообщений. Такой вариант интеграции дает максимальный эффект при внедрении данной технологии.

На современном этапе развития технологии EDI позволяют не просто экономить деньги, но и упростить и оптимизировать процессы управления и принятия решений, а в целом оптимизировать и повысить эффективность бизнеса.

Для чего нужен EDI?

Решение, позволяющее обмениваться логистической, коммерческой и финансовой информацией между деловыми партнёрами в виде стандартных структурированных электронных сообщений.

EDI-сообщения сопровождают бизнес-процессы в цепочках поставок в розничной и оптовой торговле, логистике, финансовой сфере, машиностроении, металлургии, энергетике, телекоме. Для каждого процесса существует отдельный вид EDI-сообщений. Их можно внедрять на предприятии как комплексно, так и в отдельности.

EDI – это возможность безопасного, быстрого, корректного и эффективного обмена данными, а также снижение человеческих ошибок в процессе обработки документов и информации.

Электронный обмен данными не зависит от работы курьерских служб, экспедиторов, водителей, работников склада. Отправка и приём сообщений происходит мгновенно. EDI помогает усилить контроль за поставками и ускорить движение финансовых средств.

Сфера применения

В современных условиях даже небольшая коммерческая фирма «пропускает» через себя огромное количество коммерческих и финансовых документов.
Использование традиционных схем бумажной или даже электронной (посредством e-mail) работы с документами существенно ограничивает потенциал развития бизнеса из-за присущих этим схемам недостатков.

Типовая схема оформления торговых сделок предполагает следующие действия:

для осуществления торговых операций формируется бумажный документ;
данный документ передается по каналам факсимильной связи, e-mail или другим каналам передачи данных адресату;
деловой партнер, получивший электронный документ воспроизводит его на бумаге и использует в дальнейшем для отчета;
с принятого документа вручную осуществляется ввод необходимых данных в информационную (учетную) систему своего предприятия.

На основе информации из документов генерируются новые бумажные документы и передаются в иные ведомства.

Наиболее восприимчивые области применения:

Дистрибуция,
Ритейл,
Управление складами,
Транспорт,
Банковская сфера и управление денежными потоками
и т.д.

Как устроен EDI?

Базовые принципы:

Стандартизованность
Структурированность

Практика электронной коммерции, основанной на системах EDI насчитывает уже более 30 лет и обобщается в стандартах выполнения торговых операций и представлении структурированных деловых документов.

При разработке стандартов электронного документооборота было проанализировано использование данных «бумажных» документов, применяемых в экономической деятельности.

Было предложено выделить наиболее повторяющиеся данные, и в них выделить соответствующие поля данных. В последствии для их заполнения была разработана система таблиц – глобальные справочники данных и технология их синхронизации.

Стандарты

EDI базируется на следующих основных стандартах:

UN/EDIFACT – United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport — «Правила ООН электронного обмена документами для гос. управления, торговли и транспорта» – основополагающий глобальный избыточный стандарт, содержащий наиболее общие справочники международных кодов и форматов сообщений, расширенных для удовлетворения всех возможных запросов пользователей.
(UN/CEFACT) – адаптированный Центром ООН по упрощению процедур международной торговли и электронному бизнесу (CEFACT) стандарт UN/EDIFACT
GS1 EANCOM – подмножество EDIFACT для розничной торговли — разработан международной ассоциацией GS1 и дополнен использованием ключевых идентификаторов системы GS1.
GS1 XML – современный формат сообщений, используемых при обмене данными в цепях поставок в системе GS1.
Система GS1 – это международная глобальная многоотраслевая система стандартов, охватывающая более 100 стран.
Система GS1 является самой широко используемой международной системой стандартов в цепях поставок. В настоящее время свыше миллиона компаний в мире используют стандарты GS1. Национальные ассоциации GS1 обеспечивают поддержку системы в своих странах и поддержку национальных языков в системе GS1.

В основе архитектуры системы GS1 лежат ключевые идентификаторы, основными из которых являются:

GTIN (Global Trade Item Number)– глобальный номер торговой единицы (предмета торговли) –уникальный идентификационный номер торговой единицы в системе GS1. Этот идентификатор представлен в виде символа штрихового кода на упаковке товара.
GLN (Global Location Number) – глобальный номер места нахождения – уникальный номер в системе GS1 для идентификации участников цепи поставки и их материальных, функциональных или юридических объектов (подразделений) (филиалы/офисы/склады/рампы и т.д.). Используется главным образом в EDI для эффективной идентификации всех объектов, касающихся поставок.
SSCC (Serial Shiping Container Code) – серийный код транспортной упаковки (СКТУ) – уникальный идентификатор логистической (транспортной) единицы. SSCC очень удобен для маркировки грузов, подлежащих танспортировке.

Ключевые идентификаторы системы GS1 являются:

уникальными — способ формирования номеров обеспечивает уникальность каждого номера;
международными — данные номера являются уникальными во всем мире;
многоотраслевыми — не значимый характер номеров позволяет последовательно идентифицировать любой объект, независимо от вида предпринимательской деятельности;
Простая структура номеров позволяет автоматизировать обработку и передачу данных.

Что такое GLN и как его получить?

GLN — это уникальные 13-значные числовые идентификаторы юридических лиц или их подразделений, они являются ссылочными ключами для извлечения из базы данных следующей информации:

почтовый адрес;
тип объекта (производственный цент, складское помещение, торговый офис, офис компании);
регион;
номер телефона, факса;
сотрудник для связи;
информация о банковских реквизитах;
требования и ограничения доставки.

Для получения GLN необходимо обратиться в «GS1».

Преимущества идентификационных номеров GLN

Использование идентификационных номеров GLN обеспечивает компаниям универсальный метод идентификации объекта как внутри, так и за пределами компании.

При полном соблюдении стандартов GS1 по номеру GLN становится возможным извлечение из глобального регистра участников системы GS1 (GEPIR) следующей информации:

тип объекта (производственный центр, складское помещение, торговый офис, офис компании и т.д.);
регион;
почтовый адрес;
номер телефона, факса;
контактное лицо;
информация о банковских реквизитах;
требования и ограничения доставки и пр.

Удобство и выгоды

Основные преимущества технологии:

прямое снижение накладных расходов по ведению документооборота (объем первичных бумажных документов, трудозатраты персонала,
курьерская служба, почтовые расходы, оплата услуг электросвязи и пр.),
упрощение контроля операционной деятельности (товародвижение),
упрощение взаимодействия с контрагентами,
существенное увеличение скорости оборота и снижение объемов складских запасов,
повышение рентабельности оборотного капитала,
упрощение и увеличение эффективности внедрения средств (терминалов сбора данных) и технологий автоматизации учета,
возможность внедрения новых технологий взаимодействия участников цепей поставок — VMI и CPFR,
оптимизация и повышение эффективности бизнеса.

Преимущества появляются за счет:

повышения скорости всего процесса оформления, обработки и прохождения документов (полностью автоматизированный процесс),
снижения числа ошибок (исключением «человеческого» фактора) и снижения затрат на поиск и исправление ошибок,
использования технологий гарантированной доставки сообщений,
использования единого способа идентификации товаров и контрагентов на базе стандартов GS1.

Использование справочников данных и ключевых идентификаторов существенно снижает объем передаваемых сообщений, что также повышает эффективность технологии.

С какими версиями 1С работает EDI?

Программы 1С

1С: Предприятие 8.2
1С: Предприятие 8.1
1С: Предприятие 7.7
1С v. 8.2 и 8.3 (Управляемые Формы)

Также мы разработали принципиально новый универсальный модуль для 1С 7.7 — Custom Tools. Это настоящий конструктор, который адаптируется к различным конфигурациям учетной системы.

Минусы работы EDI

Можно сформулировать основные негативные стороны такой схемы работы:

использование различных форматов однотипных документов (каждая фирма может использовать свой формат) – сложность извлечения полезной информации;
чрезмерная степень применения ручного труда при оформлении или обработке документов («человеческий» фактор) – возможность внесения ошибок в документы и необходимость в дальнейшем их поиска и исправления;
низкая скорость (производительность) выполняемых операций при оформлении и обработке документов (ручное преобразование и перенос информации из документов в учетную систему и обратно);
отсутствие гарантий качества работы и контроля за передачей сообщений по общедоступным каналам доставки документов /сообщений (факс, электронная почта);
отсутствие гарантий конфиденциальности передаваемой информации;
необходимость создания и поддержания индивидуального способа обмена документами с каждым партнером;
экспоненциальное нарастание проблем при увеличении количества партнеров и интенсивности коммуникаций при взаимодействии с каждым партнером индивидуально.

Также применение традиционных схем работы с документами существенно ограничивает (или делает практически невозможным) внедрение новых активно развивающихся бизнес-процессов и новейших технологий, таких как VMI (Vendor Managed Inventory – запас, управляемый поставщиком) и CPFR (Collaborative Planning, Forecasting & Replenishment – совместное планирование, прогнозирование и пополнение), которые позволяют существенно увеличить оборот между партнерами и повысить их конкурентноспособность на рынке.

Цена вопроса

Если в компании уже есть ERP-система и централизованный выход на провайдера услуг EDI, то можно считать, что инфраструктурная и программная проблемы решены. Однако для очень многих российских компаний это не так. Поэтому все-таки лучший вариант для них — возложить большинство задач на провайдера, который не только профессионально занимается предоставлением услуг EDI, но и оказывает консалтинг по EDI.

Цена вопроса зависит от соглашения с провайдером. Тут немаловажно отметить, что технологический комитет ECR-Rus взял на себя функции централизованного определения ценовых границ провайдеров. Услуги российских провайдеров EDI доступны даже небольшой компании и составляют менее тысячи долларов изначально и не более нескольких сотен долларов в месяц за трафик. Сейчас стоимость одной транзакции сопоставима со стоимостью отправки SMS-сообщения. По идее, со временем, когда эти услуги станут массовыми, их относительная стоимость должна еще более снизиться.

Комитет ECR-Rus выработал шаблон договора между сторонами, в котором отражено его видение взаимодействия провайдера и клиента. Например, если два клиента работают с разными провайдерами, то они должны иметь возможность обмениваться информацией друг с другом. Выбранные комитетом провайдеры это гарантируют. Некоторые клиенты, например московская сеть гипермаркетов «Мосмарт» работают с несколькими провайдерами сразу.

Заключение

EDI это новый формат работы с документами в сфере бизнеса. Но насколько он приживется в России мы ещё увидим, а сейчас продолжаем работать с Электронным документооборотом и почтой России :)