В сложившейся ситуации удаленная работа поможет не останавливать рабочий процесс и убережет руководителей и владельцев компаний от убытков. Взаимодействие сотрудников в таком формате стало особенно популярно в последние месяцы, «спасибо» Вирусу в блестящей шапке. Удаленка это не только экономически выгодно, но и в сезон простуд является отличной профилактикой распространения вирусов, особенно нового COVID-19.

Что нужно учитывать при переходе на дистанционную работу? Как быстро и безболезненно перевести сотрудников на работу из дома и адаптировать их удаленно? Мы разберем все основные правила и рекомендации.

Но главное помните если у вас возникли проблемы связанные с 1С то наши специалисты смогут вам помочь через удаленный доступ не подвергая никого опасности. Просто позвоните нам по номеру (8512) 223-221 или оставьте заявку на сайте.

Что такое домашний-офис или плюсы удаленной работы

Работа без привязки к офису стала популярной с развитием фриланса и самозанятости. Когда человек стал экспертом в своей проф области, он может иметь несколько клиентов и выступать в роли менеджера для себя и выполнять работу в качестве исполнителя. Но что значит удаленная работа для компании со штатом от 10 до 100 и более человек? 

Сотрудник становится мобилизован и сконцентрирован, а главное мотивирован на эффективную работу, поскольку его эффективность и зарплата оценивается по выполненным задачам, а не по проведенному времени на рабочем стуле. Также качество работы зависит от системы мотивации работников. Если раньше не было внедрено KPI (ключевых показателей эффективности), то теперь необходимо задуматься, как сотрудник должен демонстрировать свою производительность. 

Это полностью зависит от специфики работы и деятельности в целом. К KPI могут относиться такие количественные и качественные показатели, как число привлеченных клиентов, завершенных сделок, написанных статей, выполненны задач и тд. Те кто, имеет опыт удаленной работы, отмечают ее следующие преимущества:

• экономия средств на аренде офиса, воде и тд;
• оптимизация рабочего времени (нет необходимости тратить время на дорогу до работы и обратно);
• отсутствие отвлекающих факторов и фокус на задачах;
• профилактика вирусных заболеваний.

Все эти плюсы удаленки становятся возможны только при правильной организации труда. Эффективный менеджмент, современное ПО и системы дистанционного контроля, отлаженные коммуникации – это то, что поможет безболезненно осуществить переход на новый формат работы.

Как решить технические вопросы при переводе сотрудников на удаленку?

Многие руководители и владельцы фирм задумываются над вопросом, что облегчит переход на работу из дома? При переводе сотрудников на дистанционную работу необходимо внести изменения по четырем направлениям:

• Удаленное администрирование;
• Программы и техника, аппаратура для сотрудников;
• Коммуникации;
• Кадровое оформление.

Удаленное администрирование

На этом этапе необходимо активное участие IT-команды компании (если штат небольшой, то отдельных специалистов). Важно установить на компьютеры сотрудников программу удаленной поддержки, которая обеспечивает доступ к экрану работника (пример teamviewer, AnyDesk и другие).

ПО для работы с 1С

Если вы работаете в программах 1С для удаленного доступа может помочь решение 1С:Фреш.

А для получения первичной документация есть готовое решение электронный документооборот которое поможет обмениваться счетами, актами и товарными накладными.

Так же с помощью электронного документооборота вы сможете как готовить договора, так и настроить разноуровневое согласование, когда договор должны утвердить несколько человек.

В постановке задач на актуализацию документов поможет решение Битрикс24, а связать систему с 1С могут наши специалисты.

С помощью систем Битрикс 24 настраивается работа ваших сотрудников с задачами, которые вы будете назначать им в системе, а вы с помощью отчетов будете следить за их выполнением и качеством. Система задач удобна еще и тем, что в задачах с помощью системы комментариев, можно уточнять детали в процессе выполнения.

ПО и техника, аппаратура для сотрудников

Также нужно подготовить нужный софт и гарнитуру для удаленных скайп-конференций. Техника должна быть исправна, не создавать лишних помех и должна быть проста в использовании.

Что именно относится к аппаратуре для удаленной работы:

• Ноутбук или персональный компьютер, в наших реалиях компьютер есть в каждом доме.
• USB-Модем 3G/4G, если нет домашнего проводного интернета.
• Антенна для усиления мобильного сигнала 3G/4G 
• Предустановленное программное обеспечение: Windows 10/Apple
• Web платформа для корпоративного обучения и удаленной работы
• Гарнитура для общения и коммуникаций.
• Сотовый телефон для приема звонков.

Коммуникации

При удаленной работе на первое место выходит связь и общение сотрудников. Выполнение задач невозможно без постоянной и эффективной коммуникации. Облегчить это возможно с помощью чата в любом из популярных мессенджеров. Не перегружайте коллективный чат, если по одной из задач скапливается больше 20 вопросов, то следует воспользоваться конференц-связью. Поэтому актуальны видеоколлы. После созвонов фиксируйте договоренности письменно.

Для коммуникаций достаточно использовать любой из представленных мессенджер:

• WhatsApp;
• Telegram;
• Skype;
• Viber;
• Discord;
• И другие.

Кадровое оформление

Несмотря на удаленный формат работы важно, чтобы каждый сотрудник сохранял социальные и трудовые гарантии. Поэтому весь переход должен быть зафиксирован документально. Пусть специалисты по кадрам подготовят список сотрудников, желающих работать из дома. Также необходимо создать и зафиксировать учетные записи сотрудников во всех системах.

Дистанционная работа: принципы и рекомендации

Успешная работа из дому зависит от двух ключевых факторов: насколько хорошо налажено взаимодействие сотрудников и эффективно настроены коммуникации. Есть ряд советов, которые помогут перейти офису на удаленную работу без лишних трудностей:

• Проведите беседу с коллективом, объясните новые принципы работы. Предварительно обучите сотрудников программам удаленного доступа, раздайте инструкции по использованию рабочих алгоритмов и ПО.
• Сохраняйте часы присутствия на работе. Удаленная работа не значит, что каждый сотрудник теперь работает в свободном и удобном для него графике. Зафиксируйте время, когда коллектив может активно взаимодействовать, например с 10:00 по 17:00.
• Используйте в учетных записях мессенджеров и других систем реальные имена. Так вы всегда будете понимать, кто с кем общается и на какой задаче сосредоточен.

Удаленная работа может быть использована как временная мера или постоянный формат. Вне зависимости от того, как долго вы планируете использовать возможности хоум-офиса, важно подготовиться к переходу. Обеспечьте сотрудников всем необходимым, чтобы в домашнем офисе они работали так же эффективно, как и прежде, а может даже лучше.