В связи с новыми слухами (или нет?) о новой волне самоизоляции к нам поступает много вопросов:

• Как работать из дома?
• Быстро перевести офис на удаленку, это как?
• Что нужно для удаленной работы?
• Удаленка это дорого?

И тд.

Но перед тем как начать давайте разберемся что это за зверь такой удаленка и развеем самые популярные страхи.

Самые популярные страхи и мифы

Удаленно значит неэффективно

Самый популярный миф состоит в том, что удаленная работа это обязательно не эффективно. Милый котик на пузике, гудящий холодильник и сказочно удобная кровать не дают сотрудникам работать, и все скатывается в тартарары. Сказать, что это совсем не так мы не можем, но как известно все люди разные. Мы уже прошли одну волну «работы из дома» и есть сотрудники которые из дома работали эффективнее других. С другой стороны есть люди, которые действительно не могут себя заставить сконцентрироваться в знакомой атмосфере без надзора начальники. Этот миф, в совокупности со следующим, как правило убивает инициативы удаленной работы.

Саоме главное в удаленной работе это сотрудников обеспечить правильными инструментами и поддерживать людей в работе. Используйте тасктрекер, чтобы сохранять связанность и объемы задач, единое средство для коммуникации, например корпоративный Slack, Skype или Discord, покажите все прелести использования календаря, чтобы не забывать про встречи и задачи.

Удаленно значит нет контроля

Вопрос контроля в принципе стоит остро. Если вы всегда контролируете людей, то они точно перестают работать самостоятельно, и удаленный режим работы покажет, где у представителей менеджмента проблемы. Важно учесть, что проблема в первую очередь у руководителей, так как именно они строят процесс работы команды и, часто, не хотят признавать наличие микроменеджмента и отсутствие инициативы в командах. Действительно, часто именно так и бывает, но все зависит от позиционирования. Понятно, что если работа не в офисе воспринимается как ослабление контроля и глоток свежего воздуха, то она вряд ли будет эффективной. Но если у вас так, то сначала нужно задуматься над тем, хорошо ли у вас организована работа в офисе.

Удаленка подходит только для IT

Ныняшняя ситуация заставляет поменять это мнение и выстраивать процесс в новых условиях для банков, агрохолдингов, ритейлов и других не IT бизнесов, технологии очень далеко шагнули за последние годы, поэтому не важно, IT контора вы, или сеть магазинов, довольно много вещей можно перевести на удаленку. Понятно, что быстро переоборудовать кассы и сделать весь процесс вообще без людей нельзя, но стоит сделать хотя бы то, что вы в состоянии сделать. Выбирать не приходится, поэтому нужно строить процесс, выбирать инструменты, желательно не выводя бизнес из строя пока пройдет процесс адаптации.

Что можно сделать

Процессы и инструменты

Офис офисом, но важно соблюдать рабочие процессы. Кто и когда дает задачи командам, как они их делают, как отслеживать время, как составляются отчеты, как, в конце-то концов, начинать рабочий день и заканчивать? Эти и многие другие вопросы сразу возникают, когда поднимается вопрос о переводе работы в удаленный режим.

Хорошей практикой является синхронизировать день руководителя со своими сотрудниками. Так можно быть уверенным что движетесь в правильном для вас направлении. Для этого, нужно чтобы все сотрудники работали по командам/отделам. Да, отдел или команда может состоять из одного человека, главное чтобы не было людей, которые где-то в вакууме что-то и как-то делают, а потом оказывается что что-то не так — уровень неопределенности тут непостижим. Для контроля лучше всего использовать Skype, но есть еще Zoom, Teams, Hangouts. Главное, чтобы всё было системно: утром созвонились, обсудили текущие задачи, обсудили насущные проблемы, определили ответственных за задачи и отпустили сотрудников работать с чистой совестью.

То же самое должно быть и с заказчиками / клиентами — определите комфортный для вас процесс синхронизации: телефон, скайп, слак, телеграм и прочее прочее (правда, есть огромная куча программ). Главное ничего не отпускать на самотек, чем больше недосказанности, тем больше будет переделок и недовольства с обеих сторон.

Рабочее место это важно!

Настройте своё рабочее место точно под себя, сделайте его удобным и максимально комфортным, помогите сотрудникам у которых нет возможности работать из дома, выдайте мониторы, удобные стулья, и тд, такой шаг только улучшит настроение сотрудников. Частенько, этот вопрос игнорируется, не надо так! Также стоит разделять личное и рабочее пространство, определите условия, в которых вы работаете и не работаете. Наушники, отдельная комната, договоренность с близкими, все это должно помогать вам, а не отвлекать.

Разберемся на практике

Давайте представим, что у вас — офисная компания. Для коммуникаций вы используете живое общение и иногда электронную почту. И тут возникла необходимость перевести своих сотрудников на домашний офис или удаленку.

Что для этого понадобиться?

Начнем с подготовки IT-служб

1) Нужно решить вопросы с удаленным администрированием.

Первое, что нужно сделать, — дать указания ИТ-службе установить на компьютеры сотрудников Teamviewer/AnyDesk + VPN. Смысл этого действия в том, что далеко не все сотрудники справятся с установкой и настройкой софта — им необходимо помочь.

Если вы используете для работы, ноутбуки, то тут все просто. Если нет, пусть ваши айтишники придумают способ, как организовать это на личных устройствах людей. VPN может потребоваться для решения проблем с безопасностью

2) Следующий шаг слабые компьютеры или какое железо у сотрудников.

Чаще всего это значит, что нужно купить всем сотрудникам гарнитуры (наушники + микрофон) и проверить их работоспособность. Одна из самых частых проблем — плохой при звонке. И она легче всего устраняется. С другими проблемами справятся ваши айтишники.

3) Решаем проблему с интернет-соединением.

Вторая проблема это связь — плохой интернет может нарушить планы по переходу на удаленку. Но к счастью решить эту проблему очень просто. Сообщите сотрудникам о необходимости выходить в интернет только со стационарной домашней линии (Wi-Fi) и просто начинайте это контролировать. Мобильная связь не подойдет.

Подготовка программ

Два кита, на которых стоит вся удаленная работа, — это инструменты и психология. Удаленная работа в принципе стала возможна только с появлением определенных инструментов. Это в первую очередь технологическая история. Свет не включится без электричества, удаленная работа невозможна без минимального набора критичных элементов. Тут точно такой же способ.

Психологические моменты интересны и важны, но в статье мы это рассматривать не будем. Это как отделка в комфортабельном автомобиле — влияют на комфорт и общее впечатление. Но они проявляются только на длинной дистанции, а вам нужно начать как можно быстрее. Карантин на носу.

Обязательный набор программ

Успех удаленной работыполностью зависит от наличия необходимых програм.

Ваш IT-отдел должен проследить за тем, что у сотрудников есть доступ ко всем этим инструментам.

Чат для всех

Telegram подходит только для очень маленьких команд. Лучше использовать Slack или Microsoft Teams. Для небольших команд подходит Discord (он хоть и создан для геймеров, но это и удобный чат и звонилка в одном флаконе). Ну и Skype никто не отменял.

Программы для видеозвязи

Под рукой у людей должно быть 2–3 альтернативных варианта. Zoom, Hangouts, Skype. Спокойно можно обойтись бесплатными версиями, то есть доплачивать ни за что не потребуется.

• Во время звонков обязательно включается видео.
• Стоит научиться «шарить» экран. Это дает 100% к скорости передачи информации.
• Договоренности о звонках делаются через чат и заносятся в календарь.
• Для важных звонков — стоит сохранить запись.

Календарь должен быть у каждого сотрудника

Все встречи сотрудники должны заносить в личный календарь. По возможности — заводим решение с календарем на всех (входит в Google Suite или Office 365). Календарь очень важен важен! Без него ваши люди будут забывать о встречах, а способа дойти ногами и потормошить — нет.

Облако с документами или собственное wiki

Облако! И никаких папок на личных устройствах сотрудников. Используйте всё что угодно от Google Docs до Office 365.

Что ещё может пригодиться?

Наиболее полезны таск-трекеры и рисовалки типа Miro или Figma.

Начинаем работать режиме home office

Если все сделано правильно, то в самом старте удаленной работы нет ничего сложного.

Да, в первое время у сотрудников будет много вопросов — в этом случае стоит завести отдельый канал помощи в чате, организовать FAQ-сессии по переходу на удаленку.

Ну вот в принципе и все. Поздравляю Вы готовы к удаленной работе!